Refferat af bestyrelsesmøde 21. juni 2018

Referat af bestyrelsesmøde i Kalundborg Golfklub den 21. juni 2018 kl. 19.00 i klubhuset.

Fra 18.30 til 19.00 kunne medlemmerne møde repræsentanter fra bestyrelsen i Klubhuset med spørgsmål m.v. Ingen fremmødte.

Tilstede var: Kim Bjørn, Hans Peter Sørensen, Steen Thorsen, Karin Holm, Lars Sloth, Morten Holmelin, Maz Antoni og Vini Lindhardt.

Afbud fra Svend Gabe.

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

Ad. Pkt. 2. Status for økonomi

Gennemgang af forbrug pr. 31. maj 2018 ved Thomas Andersen/Karin Holm

Generelt er der balance mellem de afholdte udgifter og budgettet. Stadig svært med meget præcise meldinger pga manglende periodiseringer. En total periodisering vil først ske fra budget 2019.

Træk på kassekreditten er fortsat væsentlig lavere end tidligere år.

De budgetansvarlige formænd for udvalgene gennemgår forbrug til dato samt forventninger til resten af året.

  1. Baneudvalget ved Morten Holmelin – Ingen ændringer i forhold til totalbudget. Bestyrelsen var enige om at give tilsagn til køb af fugtighedsmåler.
  2. Matchudvalg ved Steen Thorsen – intet nyt.
  3. Junior/eliteudvalg ved Vini Lindhardt – intet nyt.
  4. Sponsorudvalget ved Thomas Andersen – bogføring af ca. 100.000 kr. i indtægter den seneste måned. Er budgetlagte indtægter.
  5. Husudvalget ved Kim Bjørn – intet nyt.
  6. Begynderudvalget ved Hans Peter Sørensen – intet nyt.
  7. Udgifter i forbindelse med cafédrift ved Kim Bjørn – intet nyt.
  8. Poster der ikke disponeres af udvalgene ved Karin Holm – intet nyt.

Ad. Pkt. 3. Status for banedriften v. Jesper Bentsen

Jesper orienterede om den aktuelle personalesituation, herunder at Erik havde valgt at stoppe og at der for den resterende del af sæsonnem blive ansat løst personale, engageret frivillige og købt bistand til særlige maskinopgaver.

Der økonomiseres med vandingen af greens, for at spare på de svindende vandbeholdninger.

Ad. Pkt. 4. Status for cafedriften v. Kim Bjørn

Der har været holdt opfølgningsmøde med ”klubberne i klubben”. Samstemmende tilbagemeldinger, der vil blive videreformidlet af Kim/Vini til Steen og Marianne.

Ad. Pkt. 5. Status for boldopsamlingen v. Sven Gabe

Sven havde inden mødet sendt en kort tilbagemelding fra boldopsamlingen, der i det store og hele køre fint. Bestyrelsen ønsker forud for sæson 2019 at drøfte opsamlingen i forhold til klipning m.v.

Ad. Pkt. 6. Rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter m.v.

Generelt er rekrutteringen gået langsommere end håbet. De aktiviteter der var en succes i 2017 virker ikke i år.

  1. Åbent hus arrangementer – lørdage – fortsætter som planlagt.
  2. Spil sammen – lørdage – fortsætter mhp at aktiviteten kan blive selvkørende på sigt.
  3. Junior-åbent hus – er afviklet uden positivt resultat. Vi deltager i DGU-skolearrangement. Det kan medføre at der er skoleklasser udefra der besøger os.
  4. Spil Med 31.7- Vi deltager ikke pga placering i festuge.

Nye typer af tiltag blev drøftet, herunder tilbud om ½ greenfee fredag og lørdag eftermiddag samt 9-huller greenfee. Thomas, Hans Peter og Steen udarbejder oplæg.

I forhold til kommende sæson drøftedes mulighed for samarbejde med Diabetesforening og Åben Kanindag. Tages med til ”idebank”.

Ad. Pkt. 7. Kommende matcher og aktiviteter

  1. Sponsormatcher – intet nyt.
  2. Røsnæs Open – kører efter planen.
  3. Klubmesterskaber – afvikles uden indlejret sponsormatch. Samlet præmieuddeling for slagspil og hulspil. Der skal findes et alternativ til de kendte præmier.
  4. Sommertilbud – greenfee – se under pkt. 6. Bliver uden deltagelse fra cafeen.

Morten Holmelin forslog ekstra match – ”Chefgreenkeeperens hævn”. Finder sammen med Steen og Jesper mulig dato.

Ad. 8. Nyt fra kontoret – ferieafløsning m.v.

Der er brug for bemanding fredage i juli af hensyn til greenfee spillere og afløsning i uge 30. Vini sender skema ud så bestyrelsesmedlemmerne kan melde sig til enkelte dage.

Ad. Pkt. 9. Hus og omgivelser

Thomas oplyste at der første kan søges tilskud til toiletrenovering i Folkeoplysningsudvalget til september. Der sættes ikke noget i værk før ansøgning er besvaret.

Thomas følger op på rengøring af toilet ved hul 3.

Ad. Pkt. 10. Henvendelser fra medlemmer vedrørende udmeldelse/overgang til passivt medlemskab

Bestyrelsen besluttede at konkret anmodning om overgang fra aktivt til passivt medlemskab midt i sæsonen ikke er i overensstemmelse med vedtægten og afvises derfor. Vini sender svar.

Ad. Pkt. 11. Kommunikation til medlemmerne m.v.

  1. Punkter til kommende Nyhedsbrev – pt ingen.
  2. Medlemsmøde – afholdes den 2. august 2018 kl. 19.00 i klubhuset. Punkter – Banen og fastholdelse/rekruttering.

Ad. Pkt. 12. Eventuelt

Steen har trukket tal for spillere på fritspilaftaler. Sendes til de to andre klubber – uden navne.

Thomas omdelte forslag til ansøgning til DGI/DIF-pulje og bad om kommentarer til ansøgningen senest 2.7.

Ole Steen og Thomas har holdt med eksternt firma der tilbyder etablering af Sponsornetværk efter et afprøvet koncept. Flere klubber har haft en økonomisk gevinst ved at igangsætte en sådan aktivitet. Mulig engangsudgift ca. 5.000 kr. Bestyrelse var enige om at gøre forsøget, med start i september.

Der kan fremsendes forslag til årets Ildsjæl, frivillige eller leder til Folkeoplysningsudvalget. Thomas udsender nærmere vedrørende kriterierne i de enkelte kategorier, så alle kan komme med forslag.

Til brug for medhjælpermatchen indsamler Vini lister over frivillige med deadline 1.8.

Hans Peter orienterede om ny App – Min Landsby – hvor der vil blive lagt oplysninger ind om klubben.

Ad. Pkt. 13. Næste møde – 16. august kl. 19.00.