Referat af konstituerende bestyrelsesmøde i Kalundborg Golfklub den 21. marts 2023
Deltagere : Sven Gabe, Karin Holm, Max Anthoni, Martin Jensen, Jan Røgilds, Anita Holm og Vini Lindhardt.
Afbud fra: René Kristensen og Ann Bille.
Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden
Beslutning – Godkendt
Ad. Pkt. 2. Konstituering af bestyrelse
Beslutning: Følgende blev valgt
- Formand – Vini Lindhardt
- Næstformand – Sven Gabe
- Honorær sekretær – Vini Lindhardt
- Kasserer – Karin Holm
Ad. Pkt. 3. Konstituering af formænd for udvalg
Beslutning : Følgende blev valgt som formænd
- Baneudvalg – Max Anthoni
- Husudvalg – Sven Gabe
- Matchudvalg – Ann Bille, ( Anita Holm indgår i udvalget)
- Begynderudvalg – Martin Jensen
- Rekrutteringsudvalg – Martin Jensen, (Jan Røgilds og Anita Holm indgår i udvalget)
- Juniorudvalg – Vini Lindhardt (Jan Røgilds indgår i udvalget)
- Eliteudvalg – afventer svar
- Sponsorudvalg – Karin
Beslutning:
Udvalgsformændene fremlægger på første ordinære bestyrelsesmøde forslag til medlemmer af udvalgene. Nuværende medlemmer af udvalgene kontaktes tillige med at der rettes forespørgsel til nye kandidater. Udvalgenes sammensætning følger Opgave og Kompetenceplan jfr. bestyrelsesmøde den 2. marts 2023. Vedhæftes referatet.
Ad. Pkt. 4. Dato for næste bestyrelsesmøde og forslag til punkter.
Beslutning : næste bestyrelsesmøde den 13. april 2023 kl. 18.00 (mødestart kl. 19.00)
Ønsker til punkter – Klubmesterskab, kontingentformer, bestyrelsens forretningsorden og godkendelse af sammensætning af udvalg.
Ad. Pkt. 5. Ønsker til introduktion for nye medlemmer i bestyrelsen.
Beslutning : Vini samler materiale digitalt og præsenteret oversigt på næste bestyrelsesmøde.
Ad. Pkt. 6. Eventuelt
Beslutning:
- Deltagelse i DGU’s repræsentantskabsmøde – 24.-25 marts i Odense – Vini
- Deltagelse i Juniordistriktsmøde – 29. marts 19-21, Sorø golfklub – Vini
For referatet
Vini Lindhardt
- marts 2023
Bilag 1.
Version 1
Opgave og kompetenceplan for udvalg, udvalgsformænd og andre i Kalundborg golfklub
Denne opgave og kompetenceplan er bl.a. udarbejdet i henhold til § 13 stk. 5 i Vedtægter for Kalundborg Golfklub 2021. Kommissorie for Baneudvalget er tidligere godkendt af bestyrelsen den 19. august 2021 og indskrevet i denne plan.
- Kalundborg Golfklub har følgende udvalg, indtil bestyrelsen træffer anden beslutning:
- Baneudvalg
- Husudvalg
- Matchudvalg
- Begynderudvalg
- Rekrutteringsudvalg
- Juniorudvalg
- Eliteudvalg
- Sponsorudvalg
Udvalgene består af en formand og der ud over af 1 til flere medlemmer efter behov. Sammensætningen kan være specificeret yderligere i nedenstående. Medlemmerne af udvalgene vælges som hovedregel blandt klubbens medlemmer.
- Formænd for udvalgene vælges på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen skal være repræsenteret i Bane- Match-, Junior- og Husudvalget. Bestyrelsen kan være repræsenteret i øvrige udvalg.
- Formændene for udvalgene fremlægger på det første ordinære bestyrelsesmøde, efter det konstituerende møde, forslag til udvalgssammensætning, der godkendes af bestyrelsen.
Baneudvalget
- Baneudvalgets opgaver og kompetence
Baneudvalget drøfter og kommer med anbefalinger til bestyrelsen vedrørende
- Plejeplan
- Udviklingsplan
- Budget for banen
- Drift
- Vedligeholdelse
- Udvikling
- Nyanskaffelser, herunder inventar, maskiner, værktøj m.v.
- Leasing af maskiner m.v.
Udviklingsplan og budget for banen skal foreligge senest 20. november til brug for bestyrelsens fastlæggelse af kommende års budget for klubbens samlede aktiviteter.
Baneudvalget følger løbende hen over sæsonen banens stand og forhold for spillerne, bl.a. i forhold til de vedtagne planer og drøftet anbefalinger til chefgreenkeeperen.
Chefgreenkeeperen kan bede baneudvalget om drøftelse af konkrete udfordringer i forhold til den løbende drift og pleje af banen. Efter aftale deltager chefgreenkeeperen i forlæggelse af emner til drøftelse.
Baneudvalget har 4-5 medlemmer; 1 repræsentant fra Seniorklubben, 1 repræsentant fra Dameklubben, 1-2 repræsentanter fra Herreklubben og formanden for Baneudvalget, der er udpeget af og blandt bestyrelsens medlemmer.
Baneudvalget mødes 4 til 6 gange i perioden 1. marts til 30. november. Yderligere møder kan aftales.
- Baneudvalgsformanden står for indkaldelse til baneudvalgsmøderne og leder møderne.
Baneudvalgsformanden har det personalemæssige ansvar for chefgreenkeeperen i overensstemmelse med ansættelseskontrakt og bestyrelsens øvrige beslutninger. Bestyrelsen har ansættelses- og afskedigelseskompetencen i forhold til chefgreenkeeperen.
Husudvalget
- Husudvalgets opgaver og kompetence
* Følge det løbende behov for vedligeholdelse af klubhus og tilhørende bygninger (omklædningsrum, toilet, garager, kontor, bagrum, skure)indvendigt og udvendigt
* Tilrettelægge og planlægge større vedligeholdelsesarbejder m.v. samt større inventaranskaffelser
* Komme med anbefalinger til årsbudgettet for klubhusdriften vedrørende drift, indvendig og udvendig vedligeholdelse samt inventaranskaffelser.
- Husudvalgsformanden har ansvaret for at
* At indkalde til husudvalgsmøder og lede disse.
* Tage initiativ til og iværksætte nødvendige vedligeholdelsesopgaver i samarbejde med Kalundborg Kommune, frivillige og håndværkere.
* Forestå kontakten til frivillige, der passer arealer omkring klubhuset
* Have den daglige dialog med forpagter af Cafeen på baggrund af den gældende forpagtningsaftale og øvrige bestyrelsesbeslutninger. Bestyrelsen har kompetencen til at indgå og opsige forpagtningsaftaler.
Matchudvalget
- Matchudvalget har til opgave
* At udarbejde den samlede årsplan for klubmatcherne, incl. Klubmesterskaber
* At anbefale forslag til matchfee til bestyrelsen, der træffer den endelige beslutning herom
* At tilrettelægge, planlægge og markedsføre klubmatcherne. Indkøb/anskaffelse af præmier i
samarbejde med Sponsorudvalg/klubmanager
* At afvikle matcherne fra tilmelding til indberetning af resultater
- Matchudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til matchudvalgsmøder og lede disse.
* At stå for kommunikationen med klubben og andre aktører om afvikling af matcher
* At matcherne bemandes med udvalgets medlemmer eller andre frivillige.
Begynderudvalget
- Begynderudvalget har til opgave
* at modtage og tilrettelægge uddannelse af nybegyndere, praktisk spil og regler
* at afvikle begynderaftner som en sportslig og social ramme for nybegyndernes introduktion til klubben og golfspillet
* at bistå nybegynderne i deres arbejde på at etablere aktiviteter og kommunikation, ex. Opstartsmatch og DuffersDay, lørdagsspil, FB-side m.v.
* at udarbejde årsplan for modtagelse af nye medlemmer
* udarbejde og ajourføre informationsmaterialer til begyndere
* at involvere frivillige hjælpere i begynderarbejdet
Begynderudvalget sammensættes af formand, 2-3 erfarne medlemmer og 2 begyndere.
- Begynderudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til begynderudvalgsmøder og lede disse
* At skabe kommunikation mellem begynderafdelingen og ”klubberne i klubben” og Matchudvalget med henblik på den gode introduktion/overgang for begynderne.
Rekrutteringsudvalg
- Rekrutteringsudvalget har til opgave
* at udarbejde den årlige plan for rekrutteringsaktiviteter
* at udarbejde kommunikationsplan og kommunikationsmaterialer for rekrutteringsaktiviteter
* at rekruttere frivillige til deltagelse i rekrutteringsaktiviteter
* at afvikle og deltage i rekrutteringsaktiviteterne.
- Rekrutteringsudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til Rekrutteringsudvalgsmøder og lede disse.
* At skabe dialog med Begynderudvalget og Juniorudvalget, om sammenhæng mellem udvalgenes
Aktiviteter m.v.
Juniorudvalg
- Juniorudvalg har til opgave
* At udarbejde årsplan for juniorarbejdet
* I samarbejde med træner fastlægger træningstider, antal hold til eksterne turneringer og udtagelse hertil
* At bemande årets aktiviteter med forældre og andre frivillige
* At afvikle sportslige og sociale aktiviteter for juniorerne
* At disponere det årlige budget og komme med anbefaling til bestyrelsen for kommende budget.
- Juniorudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til Juniorudvalgsmøder og lede disse.
* At tage dialog med Rekrutteringsudvalget og særlige rekrutteringsaktiviteter for juniorer.
Eliteudvalg
- Eliteudvalg
* Tage stilling til hvilke hold der tilmeldes eliteturneringer
* Fastlægger kriterier for holdsætning
* Formulere ønsker til træning og indgå i dialog med træner herom
* Tilrettelægge aktiviteter for elitetruppen
* Sammen med træner og holdkaptajner synliggøre elitens aktiviteter ud ad til.
- Eliteudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til Elitevalgsmøder og lede disse.
* Stå for dialog med spillerne i forhold til deltagelse i og tilmeldinger til matcher samt kontakter til eksterne i forbindelse med matcher.
Sponsorudvalg
- Sponsorudvalg har til opgave
* At udarbejde plan for hvilke typer af sponsorater Kalundborg Golfklub kan tilbyde
* At anbefale typer af sponsorater og priserne herfor til bestyrelsens. Der træffer den endelige beslutning herom
* At tilrettelægge hvilke sponsorer der kontaktes, af hvem og hvordan
* At kontakte sponsorerne og vedlige holde dialogen
* At forestå aktivitet m.v. for sponsorer
- Sponsorudvalgets formand har ansvaret for at
* At indkalde til Sponsorudvalgsmøder og lede disse
* At der er dialog med matchudvalget i forhold til klubmatcher
Orientering fra udvalgene
- Alle udvalgsformænd orienterer på de ordinære bestyrelsesmøder om ”Nyt fra udvalget” og har ansvaret for at sætte relevante beslutningspunkter på dagsordenen inden for udvalgets område.
Udvalgsformændene aflægger selvstændige beretninger på Generalforsamlingen.
Andet
- Opgaver hvor kompetencen ligger udenfor udvalgsstrukturen
Bestyrelsesformanden har det personalemæssige ansvar for træner/administrator i overensstemmelse med ansættelseskontrakt og bestyrelsens øvrige beslutninger. Bestyrelsen har ansættelses- og afskedigelseskompetencen i forhold til træner/administrator.
Ved igangsættelse af større opgaver, projekter m.v. der involverer flere parter fastlægger bestyrelsen den nærmere opgavebeskrivelse, økonomiske ramme, kompetencefordeling mellem deltagerne, relation til bestyrelsen og samarbejdspartnere m.v.
Ændring af kompetenceplanen
Bestyrelsen gennemgår hvert år, ved første ordinære bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, kompetenceplanen med henblik på eventuel revision.
Godkendt den 2. marts 2023
Bestyrelsen
Kalundborg Golfklub