Bestyrelsesmøde den 26. november 2024 kl. 18.00 til 21.00

Sted: Mødelokale over café.

Til stede var: Sven Gabe, Karin Holm, Max Anthoni, Esben Lambeth, Martin Jensen, Britt Andersen Anita Holm-Jensen og Vini Lindhardt. Chefgreenkeeper Micki Truelsen deltog under pkt. 2 og 6.1.

Referat

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

Ad. Pkt. 2. Nyt fra Baneudvalget og banedriften

Micki Truelsen orienterede om status for banen. Forni er lukket pga vand. Der spilles p.t. til vintergreens på bagni. Alle greenkeepere afspadserer/holder ferie i perioden 6. december til 6. januar. Banen tilses dog løbende.

Ad. Pkt. 3. Orientering om budget 2024 pr. d.d. og økonomi generelt v. Karin

Pga tekniske udfordringer er der ikke udarbejdet budgetopfølgning pr. 1. november 2024. Følger på næste bestyrelsesmøde den 12.12.24.

Ad. Pkt. 4. Status på medlemmer pr. 1. november 2024 v. Vini

Pr. 26. november 2024 har klubben 538 aktive medlemmer og 148 passive medlemmer. De aktive fordeler sig med 38 medlemmer fra 6 til 18 år og 500 medlemmer fra 19 år og opefter.

Samme tal pr. 31.12.2023 var 531 aktive, heraf 37 juniorer og 145 passive.

Pr. 1 januar 2025 er der 47 udmeldelser.

Ad. Pkt. 5. Præsentation af budget 2025 og første drøftelse v. Karin

Udvalgene m.fl. har fremsendt deres budgetønsker til kassereren. Dette har dannet grundlag for 1. udkast til budget.

Bestyrelsen behandler på næste mødet budgettet med forslag til tilpasninger og justeringer, der er nødvendige af hensyn til at skabe balance mellem indtægter og udgifter.

Ad. Pkt. 6. Opfølgning på Strategiseminar 2. november 2024

Bestyrelsen arbejder på, at følgende temaer kan indgå i en Strategiplan 2025-2028, der kan forelægges Generalforsamlingen i marts 2025.

• Banen – drift/pleje, udvikling og maskiner
• Rekruttering og Begynderarbejde – Fra første interesse til banetilladelse
• En attraktiv klub at være medlem af – fastholdelse
• Optimering af golfklubbens indtægtsgrundlag – flere varer på hylderne
• Frivillighed
• Junior- og ungdomsarbejdet

Ad. Pkt. 6.1. Banen – drift, udvikling og maskiner

Til brug for drøftelse af punktet var udarbejdet 3 oplæg

– Udkast til driftsplan for banen, version 1. Hertil fulgte bilag – Plejeplan

– Udkast til Udviklingsplan for banen, version 1

– Udkast til investeringsplan, version 1.

Endvidere var bemærkninger fra Manneklubben til Baneudvalget udsendt til punktet.

Forslaget til driftsplan for banen bygger på en beskrivelse af, hvordan de daglige driftsopgaver skal prioriteres og hvordan der kan skabes synlighed herom for medlemmerne.

Udviklingsplanen tager afsæt i følgende forhold:

• Klimasikring/tilpasninger
• Baneforbedringer i forhold til spil
• Baneforbedringer af hensyn til sikkerhed
• Effektivisering af driften.

Forslaget til investeringsplan tager afsæt i at understøtte drift- og udviklingsplanen for banen for perioden 2025-28.

Der er bl.a. fokus på behovet for udskiftning/hovedrenovering af fairwayklippere og muligheden for overgang til klipning med robotter.

Bestyrelsen principtilsluttede sig at der ved udfasning af de nuværende fairwayklippere gås over til klipning med robotter.

Forud for beslutning om anskaffelse af robotter, skal der foreligge et uddybet oplæg, der indeholder to tilbud, beskrivelse af anskaffelsesudgifter, udgift til serviceaftaler, klubbens driftsudgifter samt forslag til finansiering. Det skal tillige tydeliggøres hvilke konsekvenser anskaffelsen har i forhold til nuværende driftsudgifter samt hvad konsekvenserne er ved ikke at anskaffe robotter til fairwayklipning i 2024, men senere.

Bestyrelsen godkendte, at Baneudvalget får forelagt forslagene, til drifts- og udviklingsplan til kommentering og supplering.

Herefter udarbejdes version 3 af forslagene. Der indbydes til møde med ”klubberne i klubben” primo januar, hvor de konkrete forslag præsenteres og der gives mulighed for dialog og supplerende forslag.

Medlemmerne har i oktober/november været opfordret til at komme med forslag vedrørende banen. Der er kun indkommet få forslag, der indgår i den videre proces.

Chefgreenkeeperen fremlægger endeligt forslag til drift- og udviklingsplan på bestyrelsesmøde i februar 2025.

Bestyrelsen gav formanden mandat til at tage kontakt til Kalundborg Kommune med henblik på drøftelse af diverse tiltag på banen m.v.

Ad. Pkt. 6.2. Rekruttering

Bestyrelsen anbefalede på Strategidagen, at der i 2025 arbejde med følgende aktiviteter/målgrupper i rekrutteringsarbejdet:

• Golfens dag
• Familie dag
• Åbent hus-dage
• Golf for Kvinder – DGU tilpasset koncept
• 30 til 50 årige der er motiverede for at skifte fra anden sportsgren
• Unge 19 til 30 årige
• Udlændinge

Bestyrelsen tilsluttede sig anbefalingerne og besluttede, at Rekrutteringsudvalget indbydes til kommentering og supplering af de foreslåede aktiviteter og drøftelse af bemanding og processen for uddybning af forslagene. Esben tager initiativ til mødet.

Udvalget opfordres til at overveje udvidelse af udvalget, så der er flere der tager et ansvar for konkrete aktiviteter.

Udvalget opfordres tillige til at komme med forslag til markedsføring af aktiviteter.

Bestyrelsen behandler tilbagemelding fra Rekrutteringsudvalget på bestyrelsesmøde i januar/februar 2025. Den endelige plan for rekrutteringsaktiviteter skal være klar senest 15. marts 2025.

Ad. Pkt. 6.3. Begynderforløb

Bestyrelsen tilsluttede sig på Strategidagen at begynderforløbet justeres og består af følgende elementer:

• Begynderforløbet stækker sig typisk over 8 uger. Begynderforløbet afsluttes med banetilladelse.
• Ved indmeldelse tildeles begyndere en mentor, der følger begynderen de første 8 uger
• Begyndere har 6 træningslektioner, der planlægges sammen med træner umiddelbart efter indmeldelse.
• Regelundervisningen foregår ved en kort teoretisk introduktion og på banen ved regelunderviserne. Det er 2 onsdage aftener samtidig med at der spilles begyndergolf, så der er mulighed for at mødes med andre begyndere.
• Mentor introducerer begynderen til golfspillet – hvordan man agerer på banen og hvordan reglerne bruges i konkrete situationer. Det sker ved 2 til 4 runder på par 3 banen – 12 huller og spil af 3 til 6 huller på stor bane 2 til 4 gange. Også dette foregår onsdage aftener samtidig med at der spilles begyndergolf.
• Banetilladelse gives når træner og mentor vurderer at begynderen er klar til at deltage i begynderaftenerne.

Bestyrelsen tilsluttede sig tillige, at Begynderaftenerne/golf på bagni onsdag aftener er for nye golfspillere, der har været igennem begynderforløbet og medlemmer, der vil hjælpe de nye i gang med at spille. I den udstrækning, der er plads på bagni , kan andre medlemmer spille med. Samtidig spil på forni for andre medlemmer er en mulighed, men det forudsætter booking af tid i Golfbox – løbende start. Der er fællesspisning for alle, der spiller onsdag aften.

På baggrund af disse anbefalinger var udarbejdet uddybet notat – Aktiviteter og rammer for begyndere, nygolfere, mentorer og regelundervisere i Kalundborg Golfklub, 1. udkast.

Bestyrelsen godkendte det uddybende oplæg og besluttede at indbyde Begynderudvalget/gruppen, der har ansvaret for afvikling af begynderaftenerne, til kommentering og supplering af de foreslåede aktiviteter og drøftelse af rammerne og organisering af spil onsdag aften for begyndere og andre klubmedlemmer. Vini har ansvaret for at indbyde til mødet. Britt og Vini deltager i mødet.

Bestyrelsen behandler tilbagemelding fra Begynderudvalget m.fl.  på bestyrelsesmøde i december 2025.

Ad. Pkt. 6.4. Aktiviteter og fastholdelse

Bestyrelsen anbefalede på Strategidagen, at der i 2025 arbejdes videre med de kendte aktiviteter i klubberne i klubben, Stejlhøj, Regionsgolf, Venskabsgolf og sponsor/søndagsmatcherne hen over sæsonen. Der kan evt. tilføjes en løbende hulspilsmatch i 4 rækker.

Matchudvalget har udarbejdet 1. udkast til matchprogram for 2025.

Bestyrelsen gav Matchudvalget mandat til at færdiggøre matchprogrammet for 2025 og supplere med yderligere matcher. Anita har ansvaret herfor.

Ad. Pkt. 6.5. Optimering af golfklubbens indtægter

På Strategiseminaret blev præsenteret og drøftet en række muligheder for flere tilbud til medlemmer og gæster – ” flere varer på hylderne”, herunder

• Flexmedlemskab
• Langdistancemedlemskab
• Pay and Play på par 3 banen
• Pay and Play 9 huller – på stor bane i ydertider
• Sommerhuspakker med x – antal runder
• Sommertilbud med spisning
• Rabatordninger til par 3 banen
• Udvidet Familiekontingent/enlige.

Hovedparten af forslagene kræver godkendelse af Generalforsamlingen.

Bestyrelsen besluttede, at der på møde i januar 2025 bliver forelagt konkrete forslag/formuleringer til nye medlemsformer, rabatordninger til gæster med DGU-kort , Pay and Play, diverse sommertilbud og rabatordning på par 3 banen. Vini har ansvaret for udarbejdelse af oplæg.

Ad. Pkt. 6.6. Sponsorsamarbejde

Bestyrelsen ønskede på Strategiseminaret involvering af Sponsorudvalget forud for drøftelse af dette tema.

Bestyrelsen besluttede, at Sponsorudvalget samles og drøfter, gerne med ekstern deltagelse, forslag til strategi for det kommende sponsorsamarbejde.  Forslag fremsendes til bestyrelsens møde i februar.

Udvalget opfordres til at drøfte mulig udvidelse af udvalget.

Karin har ansvaret for indbydelse til møde.

Ad. Pkt. 7. Godkendelse af fritspilaftaler med Trelleborg og Dragsholm golfklubber i 2025

Bestyrelsen godkendte at frispilaftalerne forlænges. Dog gerne med et max. på 10 runder for andre klubbers medlemmer. Svarende til aftalen mellem Trelleborg og Næstved. Vini har ansvaret for aftalen med de to klubber.

Ad. Pkt. 8. Nyt fra udvalgsformænd og formand – orientering

• Husudvalg
  • Aftale om rengøring i vinterhalvåret er indgået med Æbletræet.
• Begynderudvalg
  • Vinteraktivitet – den 27.11. er der Regelquiz/vinsmagning.
• Matchudvalg – Matchprogrammet er tæt på at være klar til udsendelse.
• Juniorudvalg
  • Aktiviteter i vinterhalvåret – Der spilles simulator golf mandag aften. 50 % egenbetaling
  • Sammensætning af Juniorudvalget – Nadja og Micki er indtrådt i udvalget.
• Eliteudvalg – Intet.
• Rekrutteringsudvalg – Intet.
• Sponsorudvalg – Karin orienterede om hvordan der arbejdes med fornyelse af aftaler.
• Formand – Møde med ekstern om Web-side den 28.11. Vini og Anita deltager.

Ad. Pkt. 9. Sekretariat

Karin og Vini bemander kontoret i november og december mandag og torsdag kl. 11.00 til 13.00. Peter Madsen tiltræder som sekretariatsmedarbejder pr. 1. januar 2025.

Hovedparten af opgaver vedrører økonomi og i begrænset omfang medlemsadministration.

Ad. Pkt. 10.  Kommunikation/Nyhedsbrev – forslag til temaer

Der udsendes Nyhedsbrev fra bestyrelsen efter bestyrelsesmødet den 12. december 2024. Vini udarbejder det nyhedsbrev.

Ad. Pkt. 11. Eventuelt

Vini henviste til artikel i seneste nr. af Dansk Golf – Vintergolf, fremtiden byder på vand, simulatiorgolf og golfrejser. Konklusionen på artiklen er, at helårsgolf er nødvendigt.

Boldopsamlere og bunkerhold refererer fra 2025 til chefgreenkeeperen. Greenkeeperne har ansvaret for boldopsamlingen samt at stille materiel til rådighed. Der udarbejdes orientering til boldopsamlere og bunkerhold. Sven sender input til Vini, der skriver ud.

Der følges løbende med i antallet af bookinger af tider i golfsimulatoren. Ser ud til at forudsætningen om at aktiviteten skal være økonomisk selvbærende holder.

Ad. Pkt. 12. Næste møde

12. december 2024 kl. 18.00-21.00.