Referat af bestyrelsesmøde den 19. septenber 2024 kl. 19.00-22.30

Sted: Mødelokale over café.

Afbud: Jan Røgilds

Micki Truelsen deltog under pkt. 2.

Thomas Andersen deltog under hele mødet.

Referat

Ad. pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

 

Ad. pkt. 2. Nyt fra Baneudvalget og banedriften

Micki Truelsen deltog under dette punkt.

Der er p.t. én robot på prøve. Den kører på hul 3 og 8. I kommende uge kommer yderligere én der skal køre på bagni. Oplæg om anskaffelse af robotter behandles på bestyrelsens kommende strategiseminar. Der skal tillige foreligge status vedrørende nuværende maskiner samt ønsker til øvrige anskaffelser i 2025. I overvejelserne vedrørende robotter skal tillige inddrages bemandingsbehov.

Bestyrelsen ønsker oversigt over regnskab for 2022 og 2023 samt budget for 2024 for banedriften til brug for udarbejdelse af kommende strategi for drift og udvikling af banen. Det er vigtigt at der skabes synlighed for medlemmer af prioriteringerne i forhold til banen.

Vinterforberedelserne er påbegyndt, herunder klipning af rough.

Baneudvalgets forslag, om dropzone på hul 16 for udslag på hul 13, blev ikke godkendt af bestyrelsen. Næste år bør fokuseres på vejledning og træning i udslag fra hul 13 i stedet for de drøftede forslag om ændring af tee-steder, nye dropzoner m.v.

Der har været besøg af banekonsulent fra DGU. Den udarbejdede rapport udsendes til bestyrelsen til brug ved bl.a. strategiseminaret.

På kommende scorekort markeres, hvor der skal ringes på klokker – hul 5 og 13. Der opsættes skilte om samme på de to hullers teesteder. Thomas tager sig af scorekort, greenkeeperne tager sig af skilte på teesteder.

Ad pkt. 3. Orientering om budget 2024 pr. 15. september og økonomi generelt

                                 Bilag:

  • Budgetrapport pr. 1. september 2024. Udsendt forud for mødet.

Budgetrapporten blev gennemgået. Det samlede driftsresultat er budgetsvarende for perioden. Dette på trods af manglende greenfeeindtægter på ca. 7.000 kr.

Der udarbejdes i forbindelse med budget 2025 en retningslinje for, hvornår anskaffelser finansieres via afskrivninger over flere år, herunder hvor mange år og dermed også beløbsgrænsen for straksafskrivninger.

Ad. pkt. 4. Status på medlemmer pr. 15.9.2024.

Medlems til og afgang 2024

Tilgang:

35 prøvemedlemmer                12 fortsætter

                                                                 10 stopper

                                                                 13 ikke afklaret (1 udlænding)

30 Fuldtids                                       20 indmeldt (7 udlændinge)

                                                                 2 stoppet igen

                                                                 8 uafklaret (8 udlændinge)

13 Ungdom                                      8 Junior

                                                                 5 ynglinge

I alt                                                        Indmeldelser                                  45 ind                  21 uafklaret.                                    66

Heraf                                                    Udlændinge                                     7                              9                                                              16

Afgang:

Fuldtidsmedlemmer                 37 Heraf 9 ændres til passiv.

Ynglinge                                             5

Junior                                                   1

Passive                                               11

I alt                                                         45  udmeldelser

Ad. pkt. 5. Nyt fra udvalgsformænd og formand – orientering

  • Baneudvalg
    • Maskinoversigten revideres. Bestyrelsen ønsker en oversigt over tid og penge der anvendes til maskinreparationer.
    • Bunkerholdet bør indkaldes, såvel på forni som bagni. Opgaven ligger ifølge Sven hos Micki.
    • Der bør fortsat være maksimal fokus på bekæmpelse af dollarspot og genopretning af greens.
    • Forslag til kommende års prioriteringer i driften bør indgå i oplæg til strategiseminaret.
  • Husudvalg
    • Udendørsmøbler er renoveret, enkelte opgaver resterer. Blæiver færdige inden sæsonafslutning.
    • Der har været arbejdet med afløb i køkkenet.
    • Der er sat strøm til drikkevareautomat og skiftet kontakt i bagrum ved udgang.
  • Begynderudvalg
    • Udvalget står for regelaften/vinsmagning den 27. november.
  • Matchudvalg
    • Der resterer to matcher i 2024, Afslutningsmatch og Mortensmatch.
    • Matchudvalget kommer ca. januar med samlet oplæg på matcher i 2025, herunder forslag til afvikling af klubmesterskab.
  • Juniorudvalg
    • Der afvikles Rydercup/Natgolf den 20. september.
    • Den gode tilgang af juniorer først på sæsonen har desværre ikke kunne fastholdes i eftersommeren, hvor særligt de ældre juniorer er faldet fra. Næste år bør der være særligt fokus på de 16 til 22 årige.
  • Eliteudvalg
    • Der er sæsonafslutning 5.10.2024.
  • Rekrutteringsudvalg
    • Klubben har ikke deltaget i Foreningsdating for uddannelsesinstitutionerne på baggrund af erfaringerne fra sidste år, hvor der blev uddelt en del materialer, men ikke var nogle henvendelse til klubben efterfølgende. Antageligt fordi vores tilbud først kommer efterfølgende forår, mens andre klubber har tilbud nu og her.
  • Sponsorudvalg
    • Intet nyt
  • Formand
    • Orienterede om at Peter Madsen ansættes i sekretariatet fra 1. januar 2025 15 timer ugentligt fordelt på ugens 4 første dage.
    • PGA-pro Sofie Oddermose vil være en del af det kommende trænerteam sammen med Thomas Lindhardt fra sæson 2025.
    • Driftsøkonomien omkring klubhus m.v. opgøres. Sven, Karin og Vini følger op.

 

Ad. pkt. 6. Finansiering og plan for etablering af indendørs træningsanlæg samt drift

                                 Bilag : Kalundborg Golfklub – tilbud.

  1. Finansiering af Trackman

Bestyrelsen godkendte indkøb af en Trackman 4 Indoor + Outdoor i alt 175.181 kr. Software og hardware licenser er inkluderet for første år. Herefter koster de henholdsvis 6000,- (software) og 5200,- (hardware) om året. Software og hardware blev også godkendt og indarbejdes i kommende budget.

Finansieringsmodel 2 – betaling af  50% før levering, 25% efter 6 måneder og 25% efter 12 måneder blev godkendt, forudsat at der ikke påløber renter på betalingen efter 6 og 12 måneder. Ellers betales det fuldebeløb samlet.

Vini indgår aftalen med Trackman.

  1. Opsætning af indendørstræningsanlæg

Primo november skal det anskaffede udstyr opsættes. Martin Jensen er bestyrelsesansvarlig og sørger for den eksterne hjælp og et lille hold fra Kalundborg. Fremadrettet skal vi selv kunne opsætte og nedtage anlægget.

  1. Drift af anlægget

Thomas Andersen undersøger integrationen med Golfbox. Betalingsmodul til Golfbox anskaffes. Kan anvendes i flere sammenhænge.

Der orienteres kort om Trackman og træningsfacilitet i kommende Nyhedsbrev.

Der udarbejdes brugermanual og tekst til hjemmeside m.v. Vini er ansvarlig for opgaven. Forelægges på bestyrelsesmødet i oktober.

På bestyrelsesmødet i oktober tages stilling til pris, adgangsforhold, aflåsning og åbningstider. Martin kommer med forslag.

Martin og Sven aftaler nærmere vedrørende forslag til aflåsning /adgang til Hønsehuset i klubhusets samlede åbningstid.

Martin Jensen er driftsansvarlig efter installation sammen med sekretariat.

Ad. pkt. 7. Ændringer af forpagtningsaftale vedrørende cafeen – fortroligt

                                 Bilag: Justeret forpagtningsaftale vedrørende cafedriften – eftersendes

Bestyrelsen tilsluttede sig det fremlagte forslag, dog med den ændring at aftalen løber i 5 år på de angivne vilkår. Start for sæsonen bliver 15. marts.

Der skal kunne anvendes betalingskort ved køb fra drikkevareautomaten. Thomas og Nadja har opgaven med at afdække omkostningerne ved automaten med en betalingsenhed, der kan tage kort. Oplæg herom, med forslag til udgiftsfordeling forelægges på førstkommende bestyrelsesmøde.

 

Ad. pkt. 8. – Status for Jubilæumsaktiviteter – aktiviteter/økonomi og presseomtale

                                 Bilag : Regnskab for Jubilæumsmatchen og markedsføring m.v. Eftersendt.

Det samlede regnskab for jubilæumsaktiviteterne udviser et overskud på ca. 9.000 kr.

Matchudvalget inddrager erfaringerne fra jubilæumsaktiviteterne i planlægningen af næste sæsons matcher.

Ad. pkt. 9. Indledende drøftelse vedrørende frivillighed i tiden fremover  – UDSAT

Ad. pkt. 10. Nyt fra Pro/sekretariat

Overdragelse af økonomiopgaver er i gang.

 

Ad. pkt. 11. Valg af dato for Strategiseminar og nedsættelse af planlægningsgruppe

Seminaret afholdes den 2. november 2024 kl. 9.00 til 17.00 i klubhuset.

Britt, Esben og Vini udgør planlægningsgruppen. Mødes den 10.10.2024 kl. 17. i klubhuset, over cafeen.

Følgende temaer indgår i den videre planlægning:

Rekruttering, begynderarbejdet, banedrift og -udvikling, digitalisering, intern og ekstern kommunikation, herunder hjemmeside og frivillighed.

Ad. pkt. 12. Kommunikation/Nyhedsbrev – forslag til temaer

Bemanding af sekretariat og trænerfunktion, Trackman og resterende matcher.

 

Ad. pkt. 13. Eventuelt

Manneklubben, Dameklubben og Seniorklubben får stillet 10 greenfeebilletter til rådighed, der kan byttes med andre klubber/bruges som præmier.

Der er behov for forstærket information om alarmsystemet. Sven har opgaven.

Der afholdes kursus i Golfbox for interesserede bestyrelsesmedlemmer m.fl. Vini kontakter René.

 

Ad. pkt. 14. Næste møde

  1. oktober 2024 kl. 19.00 i klubhuset.

For referatet

Vini Lindhardt

20.9.2024