Referat af bestyrelsesmøde den 19. august 2021 kl. 19.00 i Klubhuset

Til stede var: Sven Gabe, Hans-Peter Sørensen, Ann Bille, Karin Holm, Max Anthoni, Jesper Bentsen og Vini Lindhardt(referent).

Afbud: Réne Kristensen.

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsordenen

Godkendt.

Ad. Pkt. 2. Status på budget 2021 og drøftelse af hvordan vi kommer i gang med budget for 2022

Balance for perioden 1.1.2021-31.07.21 blev gennemgået.

Der er stigende IT-udgifter og udgifter ved banedriften i forbindelse med reparationer på vandingsanlæg. De samlede udgifter balancerer dog stadig med indtægterne i forhold til det budgetterede.

Foreløbig tidsplan for budget 2022:

  1. oktober – evaluering af sæson 2021 og drøftelse af særlige indsatser i sæson 2022.

Efter mødet indkalder Karin forslag til budget fra udvalgene. Frist 3. november.

  1. november – Drøftelse af første udkast til budget 2022.
  2. november – Godkendelse af budget og udviklingsplan for banen.

Ad. Pkt. 3. Opfølgning på bemandingssituationen for banepersonalet

Bestyrelsen drøftede kandidater til samtaler på greenkeeperstilling. Max, Thomas og Jesper deltager i ansættelsessamtaler. Der kan ansættes to greenkeepere.

Jesper (Snedker) har opsagt sin stilling som greenkeeper pr. 26. august.

Ad. Pkt. 4. Tilbud på vandingsanlæg – mail tidligere fremsendt

Sven efterlyste nærmere beskrivelse af, hvad tilbuddet på ca. 100.000 kr. omfatter.

Max oplyste, at der ud over tilbuddet var behov for yderligere tiltag i forholdt til vandingsanlægget på ca. 25.000 kr. Tiltagene omfatter alene bag-ni.

Tilslutning til automatikken i forhold til par-3 banen og puttegreen er tillige ønskeligt.

Samlet investeringsbehov ca. 150.000 kr. Er et anlæg, der kan afskrives som anlægsaktiv.

Når Jesper er tilbage får han opgaven med at få beskrevet det samlede anlæg vi ønsker at få udført og indhente tilbud efter nærmere aftale med Max.

Ad. Pkt. 5. Henvendelse fra Kalundborg kommune vedrørende dækning af udgifter til beplantning

Vini giver kommunen svar. Regning på stolper fremsendes.

Ad. Pkt. 6. Nedsættelse af baneudvalg – drøftelse af opgaver m.v.

 

Bestyrelsen godkendte følgende kommissorium for kommende Baneudvalg, der nedsættes snarest muligt:

”Baneudvalget drøfter og kommer med anbefalinger til bestyrelsen vedrørende

  • Plejeplan
  • Udviklingsplan
  • Budget for banen
  • Drift
  • Vedligeholdelse
  • Udvikling
  • Nyanskaffelser, herunder inventar, maskiner, værktøj m.v.
  • Leasing af maskiner m.v.

Udviklingsplan og budget for banen skal foreligge senest 20. november til brug for bestyrelsens fastlæggelse af kommende års budget for klubbens samlede aktiviteter.

Baneudvalget følger løbende hen over sæsonen banens stand og forhold for spillerne, bl.a. i forhold til de vedtagne planer og drøftet anbefalinger til chefgreenkeeperen.

Chefgreenkeeperen kan bede baneudvalget om drøftelse af konkrete udfordringer i forhold til den løbende drift og pleje af banen. Efter aftale deltager chefgreenkeeperen i forlæggelse af emner til drøftelse.

Baneudvalget har 4-5 medlemmer; 1 repræsentant fra Seniorklubben, 1 repræsentant fra Dameklubben, 1-2 repræsentanter fra Herreklubben og formanden for Baneudvalget, der er udpeget af og blandt bestyrelsens medlemmer.

Baneudvalget mødes 4 til 6 gange i perioden 1. marts til 30. november. Yderligere møder kan aftales.

Baneudvalgsformanden står for indkaldelse til møderne. ”

Max kontakter klubberne for valg af repræsentanter.

Ad. Pkt. 7. Annoncering af bortforpagtning af cafeen

Efter opsigelse fra Steen Bojko med virkning fra 1. januar 2022 opslås forpagtningen af cafeen fra 1. januar 2022.

Ansøgningsfrist ultimo september. Annoncering på FB, hjemmeside og Ugeavisen. Vini sender opslag til Thomas til annoncering.

Ad. Pkt. 8. Nyt fra udvalgene

  • Baneudvalg – Intet nyt.
  • Husudvalg – Diverse arbejder i forhold til klubhus er ved at være afsluttet.
  • Sponsorudvalg – Intet nyt.
  • Begynderudvalg – Intet nyt, der kommer i gennemsnit 36 om onsdagen.
  • Rekrutteringsudvalg – Golf på en weekend. 27 deltagere, 22 medlemmer. Stor succes med mange frivillige. Foreningsgolf også succes med nye medlemmer. Ny runde starter ultimo august. Ny folder klar til bevægelsesdag den 4. september 2021
  • Elite/juniorudvalg – Der skal nytænkes i forhold til juniorafdelingen.
  • Handicap-/regeludvalg – Drøftet hvad der kan motivere medlemmerne til at indlevere scorekort løbende så handicap er retvisende.

Muligheden for indførelse af lokalregel ved bold out eller i rough mod to strafslag. Tages op på næste møde.

Ad. Pkt. 9. Kommende nyhedsbrev

Vini og Thomas aftaler indhold. Udsendes uge 34.

Ad. Pkt. 10. Eventuelt

Suppleanterne indbydes til bestyrelsesmøderne, dog ikke under punkter vedrørende personaleanliggende og andre personlige forhold.

Der er behov for flere frivillige til ”fredagsholdet”

Hjælperlister gennemgås. Indbydelse til hjælpermatch sendes i uge 34.

Græs-tee åbnes, bl.a. af hensyn til nybegynderne. Flag på greens skal. På trods af bemandingssituationen flyttes minimum 2 gange om ugen.

Golfbiler skal bookes via golfboks.

Næste bestyrelsesmøde den 16. september 2021 kl. 19.00 i sekretariatet.

For referatet

Vini Lindhardt