Referat af bestyrelsesmøde den 16. november 2023

Tilstede var: Sven Gabe, Karin Holm, Martin Jensen, Max Anthoni, Anita Holm, Thomas Andersen og Vini Lindhardt

Afbud: René Kristensen, Ann Bille og Jan Røgilds.

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Nyt punkt 6. Omrating af banen.

Nyt punkt 7. Fastlæggelse af dato for generalforsamling 2024.

Med disse tilføjelser blev dagsordenen godkendt.

Ad. Pkt. 2.     Økonomistatus ultimo oktober 2023, herunder status for medlemmer

Status for økonomien ultimo oktober er tæt på budgetsvarende, dog er der nogle periodeforskydninger på indtægterne. Regnskab 2023 forventes at blive budgetsvarende.

På nuværende tidspunkt er status for medlemmer pr. d.d. minus 15 fuldtidsmedlemmer og minus 12 passive. Der er dog stadig 6 prøvemedlemmer, der udløber pr. 31.12.

I forhold til medlemmernes aldersprofil og udviklingen over de seneste år er der en afgang hvert år på ca. 50 medlemmer. Målsætningen er stadig at der mindst skal skaffes lige så mange nye medlemmer årligt.

Ad. Pkt. 3.   Budgetforslag 2024-26 til drøftelse

Forslag til budget blev fremlagt og drøftet. Endelig godkendelse på bestyrelsens møde i december.

Ad. Pkt. 4. Bemanding af bestyrelse, udvalg og andre opgaver i kommende år.

Mulige bemandinger af opgaver blev drøftet. Endelig bemanding af udvalgsformandsposter ske efter generalforsamlingen.

Det tegner p.t. til at der kommer til at mangle bestyrelsesansvarlig og medlemmer til juniorudvalget og medlemmer til rekrutterings- og sponsorudvalget.

Der er pt to bestyrelsesmedlemmer, der ikke genopstiller ved kommende generalforsamling.

Punktet genoptages på bestyrelsens møde i januar.

Ad. Pkt. 5. Status for cafe-forhandlinger

Der pågår p.t. forhandlinger med en potentiel forpagter af cafedriften. Udgangspunktet er den hidtidige aftale.

Sven/Vini fik mandat til at indgå en kontrakt med ikrafttræden pr. 1. januar 2024.

Ad. Pkt. 6. Omrating af banen

Efter DGU´s gennemgang af banens nuværende rating og efterfølgende tilbagemelding er udarbejdet nyt forslag til rating.

Forslaget blev godkendt og vil være gældende fra 1. januar 2024.

Ad. Pkt. 7. Fastlæggelse af dato for generalforsamling 2024

Der afholdes generalforsamling 12. marts 2024 kl. 19.00 i klubhuset.

Ad. Pkt. 8.     Nyt fra formand, udvalgsformænd og ad hoc-udvalg

Baneudvalg/banedrift vinter 23/24

Bestyrelsen besluttede af for-ni lukkes indtil videre pga de store mængder af regnvand, der gør banen meget våd. Banen kan åbnes igen ved væsentlige ændringer af vejrlig og ændrede mængder vand på banen. Beslutning herom træffes af baneudvalgsformand efter indstilling fra chefgreenkeeper.

Sommergreens på hele banen lukkes og der spilles til vintergreens.

Model for nye teestedskilte blev godkendt. Budget fremlægges på næste møde.

Arbejdet med overdækket træningsfacilitet er nu genoptaget og forventes igangsat i foråret.

Jubilæumsudvalg

Skitse til struktur for aktiviteter i forbindelse med klubbens 50 års jubilæum i 2024 var udsendt. Blev drøftet og godkendt.

Max Anthoni indtræder i udvalget.

Der arbejdes videre med forslagene frem til næste bestyrelsesmøde. Klubberne i klubben orienteres om datoerne i forslaget.

Rekrutteringsudvalg

Der har været møde i rekrutteringsudvalget. Der arbejdes videre med de kendte aktiviteter. I tillæg hertil indsamles erfaringer fra nye yngre medlemmer, bl.a. om hvilke kommunikationskanaler de vil anbefale m.v. Udvalget mødes i januar.

Status for GLFR

Den elektroniske baneguide forventes klar primo januar 2024.

Vinteraktiviter for begyndere o.a.

Forslag til vinteraktiviteter blev fremlagt:

  1. januar 2024 kl. 19.00 – Mulighederne for at deltage i matcher og turneringer – Regionsgolf, Venskabsmatcher, Stejlhøj og klubbens matcher. Golfrejser, golfhøjskoler og andre måder at få golfoplevelser.
  2. februar 2024 kl. 19.00 – Præsentation af GLFR – hvilke muligheder giver denne elektroniske baneguide, der er til alle medlemmers rådighed fra januar 2024. Golfbox – er der flere muligheder end de fleste benytter sig af, der kan bringes i spil. Hjemmeside og FB-grupper – hvad kan de bruges til.
  3. marts 2024 kl. 19.00 – Opdatering på golfregler og særligt med fokus på de regler/temaer der giver anledning til tvivl og spørgsmål i det daglige.

Godkendt med mulighed for tilpasninger ved den konkrete planlægning.

Ad. Pkt. 9.     Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde og forslag til punkter på kommende møder

Punkt til næste møde – Afvikling af klubmesterskaber 2024.

Ad. Pkt. 10.     Nyt fra Pro/sekretariat

Klubben har modtaget 88.000 kr. i momskompensation. Lidt mindre end tidligere pga færre afholdte udgifter til moms.

Thomas indhenter forslag til årsplanen fra ”klubberne i klubben” med deadline 31.1.2024, således at der kan udarbejdes en samlet aktivitetsplan for klubben der kan offentliggøres primo februar.

Ad. Pkt. 11.     Kommende presseaktivitet/kommunikation

Der udsendes mandag den 20. november Nyhedsbrev fra Kalundborg Golfklub bl.a. med følgende punkter:

  • Banestatus
  • Vintermatcher
  • Jubilæumsforberedelse – indbydelse til deltagelse
  • Momskompensation – opfordringer til donationer
  • Omrating af banen
  • GLFR
  • Vinteraktiviteter
  • Dato for generalforsamling
  • Opfordring til at medlemmer deltager i udvalgsarbejde/andet frivilligt arbejde

Ad. Pkt. 12. Næste møde.
  1. december 19.00 i klubhuset.