Referat fra bestyrelsesmøde den 15. september 2022

/i /af

Referat af bestyrelsesmøde den 15. september 2022

 

Tilstede var: Sven Gabe (efter pkt 1), Karin Holm, Max Anthoni, Hans-Peter Sørensen, René Kristensen, Niels Melchior og Thomas Andersen

Afbud: Ann Bille

 

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt som følgende:

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde
  3. Status for økonomien og drøftelse af proces for budget 2023
  4. Opfølgning på mødet med DGU vedrørende greens og tilbagemelding fra medlemmer på nyhedsbrev vedrørende banen
  5. Nyt fra udvalgene
  6. Indledende drøftelser om opgavefordeling i bestyrelsen fra 2023.
  7. Medlemsmøde i oktober/november
  8. Eventuelt
  9. Næste møde

 

Ad. Pkt. 2. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde

Der er fortsat følgende aftaler/opgaver fra referatet af møde den 18.8., der følges op på på næste bestyrelsesmøde:

Thomas gennemser forsikringspolicer for krav til alarmer og undersøger sammenhæng til cafeen. Sven undersøger markedet for alarmer uden kørende service.

Thomas undersøger pris og muligheder for at overgå fra nuværende telefonsystem til 2 mobiltelefoner.

Sven står fortsat for salg af Monobuggy, herunder at fremfinde nøgler/alternativ.

Thomas spørger Karl om han vil fortsætte som koordinator for regionsholdene.

Max, Micki og Sven mødes med Allan Brandt fra DGU den 21.9. vedrørende maskiner m.v. Input skal bruges til oplæg til kommende drøftelse af budget 2023.

Der gøres ikke yderligere i forhold til at omdanne bagskabe til opbevaring af monobuggy´s m.v. Garagen kan stilles til rådighed.

 

Ad. Pkt. 3. Status for økonomien og drøftelse af proces for budget 2023

Budgetrapporten blev gennemgået. Der skal fortsat udvises stor opmærksomhed på at begrænse udgifterne til det nødvendige. Rapporten taget til efterretning.

Halvårsregnskab udsendes jfr. Tidligere specifikationsniveau med en kort kommentar fra kassereren.

Kontering af leasingudgifter til golfbiler blev drøftet. Tages op i forbindelse med budgettet. Brug af buggys blev drøftet. Herunder muligheden for fra sæson 2023 att henstille til spillere, at der som hovedregel kun bruges 2 biler pr. 4 bold. Tages op senere.

Plan for arbejdet med budget 2023-25:

Udvalgene udarbejder forslag til budget 2023 og fremsender til Thomas/Karin seneste 15. oktober 2022. Formændene for udvalgene har ansvaret for forslagene. Hjælp til det tekniske hos Thomas.

  1. oktober – Budgettemamøde for bestyrelsen fra 10.00-14.00 i Klubhuset/Hønsehuset. Endelig dagsorden for mødet drøftes og godkendes på ordinært bestyrelsesmøde den 18.10.22.
  2. november – Medlemsmøde, hvor bl.a. de foreløbige overvejelser vedrørende det kommende budget præsenteres. Der forelægges ikke et færdigt budget.
  3. november og 8. december begge dage kl. 19 – bestyrelsesmøder hvor budgettet færdiggøres.

 

Ad. Pkt. 4. Opfølgning på mødet med DGU vedrørende greens og tilbagemelding fra medlemmer på nyhedsbrev vedrørende banen

Tilbagemeldinger fra medlemmerne på nyhedsbrev om banen blev drøftet. Der var enighed om fortsat at have stor opmærksom på banedriften, herunder hvordan opgaverne varetages. Stilling som greenkeeper er opslået og formidlet via de sociale medier m.v.

Der kvitteres overfor de medlemmer der har givet respons. Vini og Thomas aftaler nærmere.

Der er brug for hjælp fra frivillige til løsning af konkrete opgaver, der ikke kræver maskinbrug. Micki udarbejder liste. Sven tager opfordringen med til Seniorklubben. Øvrige klubber vil tillige få opfordringen på kommende møder.

Som tidligere er der behov for mekanikerkompetencer/ressourcer. Men ikke nok til en egentlig ansættelse. Sven taler med Karl.

Max orienterede om at arbejdet med forberedelse af vintergreens påbegyndes.

 

Ad. Pkt. 5. Nyt fra udvalgene

Husudvalget – Liva har bedt om møde vedrørende bl.a. ønsker til nyindretning/renovering af cafeen. Mødet afholdes med deltagelse af Sven, Karin og Vini. Sven indkalder.

Ellers intet nyt fra udvalgene.

 

Ad. Pkt. 6. Indledende drøftelser om opgavefordeling i bestyrelsen fra 2023

Hans-Peter ønsker ikke at fortsætte i bestyrelsen fra sæson 2023.

Generel drøftelse af ønsker til opgaver for bestyrelsesmedlemmerne. Der udestår en nærmere tilkendegivelse af, hvem der, med forbehold for valg/konstituering efter generalforsamlingen, er interesseret i at påtage sig de kendte opgaver og nye der skal prioriteres. Udvalgsformændenes roller skal nærmere præciseres.

Genoptages forud for generalforsamlingen. Vini har ansvaret for at det kommer på dagsordenen.

 

Ad. Pkt. 7. Medlemsmøde i oktober/november

  1. november 2022 kl. 19.00 i klubhuset. Indbydelse godkendes på bestyrelsesmødet den 18. oktober 2022. Vini udarbejder udkast.

 

Ad. Pkt. 8. Eventuelt

Spørgsmålet om honorering af frivillige blev rejst, foranlediget af tilsagn om frokost/drikkevarer til nye frivillige, der løser opgaver på banen.

Det blev aftalt at finde en model, der fremadrettet kan dække alle former for frivilligt arbejde. Tages op på følgende bestyrelsesmøde. Vini udarbejder udkast.

Mogens Dunmose stopper med udgangen af 2022 som koordinator for boldopsamlerne. Sven overtager opgaven.

René fremlagde forslag til nøgleboks til bilnøgler, der kan kobles sammen med golfbox. René undersøger nærmere med henblik på eventuel anskaffelse til næste sæson. Vender tilbage på næste bestyrelsesmøde.

Niels tager sig af opgave med stikkontakter til ladning af biler.

Lister over frivillige og sponsorer opdateres løbende. Vini aftaler nærmere med Thomas.

René følger op i forhold til de mailadresser der er knyttet til kontaktformular på hjemmesiden. Vini´s skal skiftes. Bestyrelsens private mail-adresser opgives ikke på hjemmesiden efter rådgivning fra hjemmeside-leverandør. Derfor er løsningen med kontaktformular valgt. René undersøger om vi kan få endnu en mailadresse, der kan anvendes af et eller flere bestyrelsesmedlemmer.

 

Ad. Pkt. 8. Næste møde

Den 18. oktober 2022 kl. 19.00.

 

  1. september 2022

Vini Lindhardt