Referat af bestyrelsesmøde den 15. maj 2024 kl. 19.00-22.30

Til stede var: Sven Gabe, Martin Jensen, Max Anthoni, Esben Lamberth (fra pkt. 4), Britt Andersen, Anita Holm, Jan Røgilds (fra pkt. 2) og Vini Lindhardt.

Micki Truelsen deltog under pkt. 2. Thomas Andersen deltog fra pkt. 4.

Afbud: Karin Holm

Ad. Pkt 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt

Ad. Pkt. 2. Nyt fra Baneudvalget og banedriften

Michi Truelsen deltog under dette punkt og orienterede om status for banedriften.

Greenkeeperne har overtaget opgaverne som tidligere blev varetaget af Fredagsholdet. Der er frivillige der sørger for blomster på terrassen. Nadja vander blomsterne. Skraldespande ude på banen er reduceret med tre spande, men der er stadig nærhed fra alle huller til skraldespandene.

Service i forhold til golfbiler – Sven forsøger at finde en frivillig.

Bolde på driving range – der anskaffes flere bolde og der er opmærksomhed på, at der også skal være bolde til særlige arrangementer og medlemmernes brug. Der kan købes brugte bolde.

Der arbejdes på opsætning af hegn ind mod hul 9 pga stigende antal bolde fra driving range.

Ad. Pkt. 3. Nyt fra formanden

Formanden orienterede om at Thomas Andersen har opsagt sin stilling som pro-træner i Kalundborg Golfklub med udgangen af denne golfsæson. Thomas ønsker et arbejdsliv uden sæsonarbejde og mere tid til familie og privatliv hele året. Thomas varetager uændret sine arbejdsopgaver indtil fratræden.

Bestyrelsen vil bruge de kommende måneder på at drøfte og vurdere hvordan Thomas Andersens nuværende opgaver skal varetages.

Ad. Pkt. 4. Orientering om budget 2024 og økonomi generelt

Budgetrapporten, der var udsendt forud for mødet, blev taget til efterretning. Samlet er forbruget budgetsvarende, men der er variationer mellem forskellige kontoområder.

På næste bestyrelsesmøde giver de budgetansvarlige en konkret vurdering af forventningerne til forbrug og hvordan årets budget forventes holdt.

Ad. Pkt. 5. Status på rekrutteringsaktiviteter, herunder nye medlemmer pr. 1.5.24.

Der har været mange deltagere til Golfens dag(44) og Familiedage(32), men det har kun givet få nye prøvemedlemmer. Der er to Golf i en weekend tilbage. Der er allerede tilmeldinger til juniarrangementet.

I alt er der ny 35 nye medlemmer, herunder 15 prøvemedlemmer.

Der udarbejdes pjecer til brug for omdeling på virksomheder, også på engelsk. Vini taler med Claus m.fl. der har udarbejdet nuværende pjecer. Gert Fallesen har opgaven med fordeling til virksomheder. Britt omdeler også gerne til Nova-arbejdspladser. Indsatsen skal koordineres. Gert opfordres til at kontakte Britt.

Ad. Pkt. 6. Jubilæumsaktiviteter – status og de videre aktiviteter

Der er følgende aktiviteter:

Lørdag den 29. juni – Carlsberg, individuel match med gunstart. Efter matchen indbydes til reception for nuværende og tidligere medlemmer.

Søndag den 30. juni – Parmatch/generationsmatch med gunstart i flere rækker. Spil på tværs af generationer og daglige tilhørsforhold i klubberne m.v.

Lørdag og søndag den 13. og 14. juli – Jubilæumsmatch – 2 dages holdmatch for 4 mands hold. Åben turnering med gunstart begge dage.  Med holdtilmeldinger og individuelle tilmeldinger.

Mandag, tirsdag og onsdag den 29., 30. og 31. juli – Sommersjov for juniorer – Spil, leg og fællesskaber.

Fredag den 2. august – Åben Junior Jubilæumsmatch – venskabsklubberne på Vestsjælland inviteres.

Lørdag den 3. august – Flagmatch med løbende start. Dagen og jubilæumsaktiviteterne afsluttes med spisning og fest.

Jubilæumsudvalget og Martchudvalget indbydes til hurtigt fællesmøde for at aftale arbejdsdeling og konkretisering af aktiviteter. Vini indbyder.

Thomas udarbejder og sender ansøgning til Nordeafonden om støtte til jubilæumsaktiviteter.

Ad. Pkt. 7. Status og drøftelse vedrørende forplejning m.v. af frivillige

Frivillige kan i det daglige tilbydes drikkevarer, men ikke bespisning. I særlige tilfælde kan frivillige ved længerevarende opgaver og 2 hjælpere pr. Kaninaften tilbydes mad finansieret af klubben. Udvalgsformænd tager stilling til bespisning.

Der afvikles, som tidligere Medhjælpermatch i efteråret med efterfølgende bespisning.

Ad. Pkt. 8. Drøftelse og beslutning vedrørende tilbud om vintertræningsaktiviteter

Bestyrelsen godkendte etablering af indendørs træningsaktiviteter, der kan tages i brug ca. 1. november 2024. Det opstilles i Hønsehuset i perioden 1.november til 31. marts. Der vil være brugerbetaling, der skal finansiere køb/leasing og drift af udstyr. Foreliggende skøn i forbindelse med anskaffelse samlet 150.000 – 160.000 kr.

Udstyr til kabine/brugt købes nu jfr. det udsendte tilbud – 10.000 kr. Beløbet finansieres af klubbens likviditet.

Der træffes på efterfølgende møde beslutning om Trackmann m.v. samt hvordan udstyret opsættes med.

Martin har fortsat opgaven.

Ad. Pkt. 9. Drøftelse af forslag fra Rekrutteringsudvalget – forlænget prøveperiode

Udvalget har holdt møde og fremsendt forslag til forlængelse af periode for prøvemedlemskab.

På bestyrelsesmøde i september sættes fremtidig rekruttering på dagsordenen som tema, så der bliver mulighed for en drøftelse af en bredere pallette af muligheder af rekrutteringsaktiviteter. Sammenhæng med strategi for optimering af klubbens indtægter i øvrigt skal medtænkes.

Esben og Vini udarbejder oplæg om rekrutteringsaktiviteter til mødet. Vini indbyder til forberedelsesmøde.

Ad. Pkt. 10. Orientering om henvendelser vedrørende anvendelse af parkeringsplads og annoncering samt status

Bestyrelsen tog til efterretning at campingvogn er fjernet fra parkeringspladsen. Kalundborg Kommune er orienteret herom.

Det er tillige meddelt Kalundborg Kommune at der ikke annonceres offentligt med bespisning/take away fra cafeen bl.a. på FB. Nuværende annoncering er til klubbens medlemmer på udelelige FB-sider. Formuleringer skal nøje overvejes, da det, der kan leveres er knyttet til golfklubbens aktiviteter.

Bestyrelsen ønskede at der findes en anden placering af hundegården, af hensyn til udtrykket ved ankomsten til klubben. Der tages en dialog med Nadja.

Ad. Pkt. 11. Nyt fra udvalgsformænd m.v. – orientering

Baneudvalg

Se pkt. 2.

Husudvalg

Der arbejdes fortsat med forsikring og sikring klasse 30. Den elektroniske del er på plads. Det drøftes med forsikringsselskab hvilke bygningsmæssige ændringer der evt. vil være behov for.

Begynderudvalg

Udvalget er nu sammensat og består af :Bo Bøgelund, Knud Birk, Mia Timm og Britt Andersen. Mødevirksomhed i sommerperiode foregår efter Kaninaftener. Senere planlægning m.v. i efteråret. Der arbejdes med ny informationspjece for begyndere, introaktiviteter og evaluering med nye medlemmer. Begynderuge 27 er under planlægning. Den vil blive afviklet over 4 dage.

Matchudvalg

Anita har udarbejdet ny uddybet aktivitetsoversigt. Anita taler med René om at få denne offentliggjort på hjemmesiden. Oversigten slås op i klubhus og greenfeerum.

Der er udsendt indbydelse til Wesselscup. Der mangler fortsat en matchsponsor.

Juniorudvalg

Der afvikles DGU match 18.5. Juniordistriksturnering og Minitour. Det går fint med tilgang af juniorer og der er stor aktivitet.

Eliteudvalg

Intet nyt. Spil i den kommende weekend er på plads.

Rekrutteringsudvalg

Intet nyt, ud over ovenstående under pkt. 5 og 9.

Sponsorudvalg

Alle flag er solgt og biler fyldt med reklamer. Det er sværere at finde matchsponsorer. Martin giver Thomas kontaktoplysninger m.v. med henblik på ansøgning om sponsorstøtte fra Raffinaderiet.

Ad. Pkt. 12. Nyt fra Pro/sekretariat.

Intet nyt.

Ad. . 13. Eventuelt

Golfamore+ – giver torsdag til søndag fra 14.00 ubegrænset antal spillerunder til ½ pris. Klubben har været en del af dette siden 2022. Evalueres ved udgangen af sæson 2024. I 2022 og 2023 henholdsvis 22 og 23. runder.

Priser for anvendelse af driving range, par 3-banen og leje af udstyr sættes op pr. 1. juni 2024 til –  60 kr. for leje af udstyr, 60 kr. for brug af driving range og 120 kr. for spil på par 3-banen incl. udstyr og træningsfaciliteter. Børn under 12 år ifølge med klubbens medlemmer gratis.

Thomas udsender den eksisterende liste over frivillige til bestyrelsen. Alle gennemgår denne for deres ansvarsområder og melder tilbage til Thomas senest 5. juni 2024.

Nye Handicapregler 2024 og 2025 giver ikke anledning til særlige initiativer p.t.

• 2024 – rating af kortbaner og mulighed for regulering ved parturneringer
• 2025 – indførelse af 9-hullers Cource Rating og ny metode til opskalering til 18 hullers Handicapresultat

Henvendelse vedrørende udstilling i Hønsehuset ikke imødekommet.

Der betales forpagtningsaftale i forbindelse med Pro-shop jfr. Brugeraftalen for bane og anlæg mellem fr. Kalundborg Kommune og Kalundborg Golfklub og Sponsor- og samarbejdsaftale med LindhardtGolf. Godkendt på bestyrelsesmøde den 5. december 2023.

Sven/Thomas får mandat til at indgå aftale med Novasol – om formidling af flyers til medlemmer, og resultatbasseret sponsorat. Svarer til OK-aftale.

Ad. Pkt. 14. Forslag til punkter på kommende møder.

• Fælles informations platform for bestyrelsen.

• Esben kommer med oplæg om PR-udvalg til et efterfølgende møde.

Ad. Pkt. 15. Godkendelse af datoer for bestyrelsesmøder.

2024 – 20. juni, 15. august, 19. september, 10. oktober, 20. november og 12. december

2025 – 9. januar og 6. februar

Godkendt