Referat af bestyrelsesmøde den 15. august 2024 kl. 19.00

 

Sted: Mødelokale over café.

Til stede var: Karin Holm, Max Anthoni, Britt Andersen, Jan Røgilds, Anita Holm og Vini Lindhardt

Fraværende: Martin Jensen, Sven Gabe og Esben Lambreth

Micki Truelsen deltog under pkt. 2.

Thomas Andersen deltog under pkt. 1 til 6.

Referat

Ad. pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

Ad. pkt. 2. Nyt fra Baneudvalget og banedriften

Max gav et referat af seneste møde i  Baneudvalget. Der er et ønske om udarbejdelse af en flerårsplan for banen. I denne er det ønskeligt at der plantes flere træer på forni.  Arbejdet med en flerårsplan vil indgå i bestyrelsens stategiseminar i november.

Der er et ønske om en repræsentant fra Begynderudvalget i Baneudvalget. Tages op når Opgave- og Kompetenceplan revideres før næste Generalforsamling.

Behov for udskiftning af vandingsanlæg på bagni bliver fremlagt i forbindelse med budget 2025.

Der var følgende opmærksomhedspunkter fra bestyrelsens medlemmer som blev videregivet til overvejelse:

  • Størrelsen på greens
  • 38 – teesteder. Er mange steder meget skæve
  • Teesteder på par trebanen – det er ønskeligt med nyere måtter og klipning rundt om

Micki oplyste at arbejdet med greensidebunkers på forni er afsluttet i uge 34.

Bestyrelsen godkendte at Micki søger om dispensation til at anvende sprøjtemidlet Signum mod Dollarspot.

Der fortsættes indtil videre med nedsat greenfee pga dollarspot.

Max oplyste at Karl Hansen i forlængelse af bestyrelsens drøftelse på seneste bestyrelsesmøde har vurderet traktoren der anvendes på drivingrange. Efter hans vurdering er det sidste sæson den kan anvendes. Derfor skal en ny traktor på kommen budget.

Materialer til overdækket udslagssted indkøbes og arbejdet med etablering påbegyndes snarest.

Ad. pkt. 3. Orientering om budget 2024 pr. 15. august og økonomi generelt

                                 Bilag:

  • Budgetrapport pr. 1. juli 2024 er tidligere udsendt. Budgetrapport pr. 31. juli 2024 blev omdelt.

Budgetrapporten pr. 31. juli blev gennemgået. Samlet for perioden er der en positiv balance, der er budgetsvarende. Indbyrdes mellem de forskellige driftsområder er der en række forskelligheder, der dog ikke giver anledning til bekymring.

Ad. pkt. 4. Status på medlemmer pr. 15.8.2024.

  • Afgang af faste medlemmer – p.t.14
  • Prøvemedlemmer – 30
  • Nye faste (ikke prøvemedlemmer) 9
  • Udenlandske medlemmer – 14

Ad. pkt. 5. Nyt fra udvalgsformænd og formand – orientering

  • Husudvalg – intet nyt.
  • Begynderudvalg
    • Bo er stoppet i udvalg og i den ugentlige Kaninmatch. Mia, Knud og Britt fortsætter som udvalgets medlemmer.
  • Matchudvalg
    • Antallet af rækker til klubmesterskabet blev drøftet. Bestyrelsen bakker op om færre rækker i de seneste år. Matchudvalget træffer den endelige beslutning. Klubmesterskabet afvikles den 7. og 8. september.
    • september – Under Par Challenge
  • Juniorudvalg – resterende aktiviteter er Ryder Cup og Natgolf
  • Eliteudvalg – Divisionsmatcherne er afsluttet. 1. holdet var meget tæt på at komme i oprykningsspil.
  • Rekrutteringsudvalg – ingen aktiviteter p.t.
  • Sponsorudvalg- alle golfbiler og flag solgt. Sponsorerne flytter fra drivingrange.

Ad. pkt. 6. Nyt fra Pro/sekretariat.

Klubben orienterer Manneklubben om, at såfremt resultater fra matcher indberettes til Golfbox, kan der kun spilles med oplæg, såfremt hovedklubben/bestyrelsen har godkendt at der kan spilles med oplæg.

Ad. pkt. 7. Godkendelse af forslag til varetagelse af træneropgaver pr. 1. januar 2025.

Udsendte udkast til samarbejdsaftale fra Lindhardt Golf blev drøftet. Karin, Britt og Martin har forestået drøftelserne med Lindhardt golf.

Udkastet indeholder aftale om forpagtning af proshop og sponsorat, stort set sammenfaldende med den nuværende aftale, og at Lindhardt Golf står for den golftekniske undervisning i Kalundborg Golfklub 3 dage om ugen i golfsæsonen. Aftalen er gældende fra 1. januar 2025 til 31.december 2027.

Bestyrelsen, (undtagen Vini Lindhardt, der erklærede sig inhabil) tiltrådte aftalen. Karin og Sven underskriver aftalen

Når aftalen er underskrevet, offentliggøres den via et nyhedsbrev. Indtil udsendelse er aftalen fortrolig.

Karin tager kontakt til Thomas Lindhardt og aftaler det videre forløb med aftalen.

Ad. pkt. 8. Godkendelse af forslag til fordeling af administrative opgaver m.v. fra 1. januar 2025 samt stillingsprofil

  • Bilag – Forslag til fordeling af administrative opgaver

Bestyrelsen godkendte forslaget. Der er følgende hovedopgaver, der skal varetages af en administrativ medarbejder:

  • Service til medlemmer og gæster
  • Drift og udvikling af IT og digitale services
  • Medlemsadministration
  • Økonomi, herunder bogføring, budget, løbende budgetopfølgning, regnskab og opkrævninger
  • Information til medlemmer
  • Administrativ koordinering.

Fra 1. marts til 1. november – 20 timer ugentligt. Resten af året 12 timer i gennemsnit ugentligt.

Der vil fortsat være opgaver der varetages af frivillige.

Der udarbejdes stillingsopslag. Ansættelsesudvalg: Karin og Vini. Der kan uopfordret kontaktes evt. interesserede.

Ad. pkt. 9. Opgaver for bestyrelsen 2. halvår 2024 og starten af 2025

  • Bilag – Arbejdsplan 2. halvår 2024 samt starten af 2025. 2. og 9. nov.

Bestyrelsen var enige om at afholde strategi-/budgetseminar primo november. Forslag til mødedatoer -2. og 9. november. Datoen besluttes endeligt på næste bestyrelsesmøde. Samtidig aftales nærmere hvem i bestyrelsen, der står for planlægning af seminaret.

Arbejdsplanen føres løbende a jour.

Ad. pkt. 10. Kommunikation/Nyhedsbrev – forslag til temaer

  • Aftale med Lindhardt Golf og stillingsopslag vedrørende administrativ medarbejder.
  • D-række i Regionsgolf spiller den 22. august semifinale.
  • Indkaldelse af forslag fra medlemmerne til vinteraktiviteter/temamøder m.v.

 

Ad. pkt. 11. Eventuelt

DGU afholder webinar om BI -økonomi den 26.8. og 27.8. Alle kan tilmelde sig på DGU´s hjemmeside. Senest den 25.8. Vini deltager.

Der kommer en robot til klipning af fairway på prøve primo september. I overvejelserne herom skal indgå vurdering af de nuværende maskiners levetid og økonomisk rationale generelt.

Det skal fremgå af Seniorklubbens blokeringer torsdage, at der skal flettes. Svarende til øvrige klubbers blokeringer til gun-start.

Næste bestyrelsesmøde den. 19. september 2024 kl. 19.00 i klubhuset.

  1. august 2024

VL