Referat af bestyrelsesmøde den 13. april 2023 kl. 19.00-22.00
Tilstede var: Sven Gabe, Karin Holm, Max Anthoni, Ann Bille, René kristensen, Martin Jensen, Jan Røgilds, Anita Holm Jensen, Thomas Andersen og Vini Lindhardt
Ad. Pkt 1. Godkendelse af dagsorden
Beslutning: Godkendt.
Ad. Pkt. 2. Opfølgning på generalforsamlingen.
Op til generalforsamlingen fremsendte revisorerne en anbefaling om at bestyrelsen fik udarbejdet en forretningsgang vedrørende enkeltpersoners dispositionsbegrænsning.
Beslutning: Karin og Vini udarbejder forslag til forretningsgang til kommende bestyrelsesmøde. Ellers gav afviklingen af generalforsamlingen ikke anledning til ændringsforslag.
Bilag:
- Godkendt referat af generalforsamlingen 21. marts 2023.
- Anbefaling fra revisorerne af 23. februar 2023 fremsendt til Generalforsamlingen.
Ad. Pkt. 3. Godkendelse af forslag til forretningsorden for bestyrelsen jfr. Vedtægternes § 12, pkt. 5. samt drøftelse af bestyrelsens arbejdsform.
I henhold til klubbens vedtægter § 12. stk. 5 fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Forud for bestyrelsesmøde var forslag til forretningsorden udsendt. Hovedformålet er at bestyrelsen kender rammerne for dens virke.
Beslutning:
- Forslaget til forretningsorden blev godkendt. Offentliggøres på hjemmesiden. Genbesluttes hvert år på første ordinære bestyrelsesmøde efter konstitueringen.
- Forslag til årsplan udarbejdes til næste møde med afsæt i oplægget fra DGU. Vini har opgaven.
Bilag:
- Godkendt forretningsorden for bestyrelsen i Kalundborg Golfklub af 13. april 2023.
- Årsplan for bestyrelsen
Ad. Pkt. 4. Sammensætning af udvalg.
På det konstituerende bestyrelsesmøde blev det aftalt, at alle udvalgsformænd til dette bestyrelsesmøde skulle have forslag med til udvalgssammensætninger. Rammen for udvalgenes sammensætning følger af Opgave og Kompetenceplan.
Baneudvalg
Husudvalg
Begynderudvalg
Rekrutteringsudvalg
Matchudvalg
Sponsorudvalg
Juniorudvalg
Eliteudvalg
Beslutning: Alle udvalgsformænd fremsender navnene på medlemmerne af deres udvalg og René reviderer hjemmesiden med de nye udvalgssammensætninger. Bestyrelsen orienteres på næste møde.
Bilag: Kompetence og opgaveplan.
Ad. Pkt. 5. Budget 2023 og økonomi generelt
Bestyrelsen tog til efterretning at forbruget til dato er budgetsvarende og at der på næste møde fremlægges periodiseret budget 2023 og budgetrapport.
Kontingentformer – tages op senere i forbindelse med behandling af næste års budget.
Golfspilleren i centrum – forslag til genaktivering af abonnement.
Beslutning: Abonnementet genoptages og der bliver kvartalsvise afrapportering til bestyrelsen. Mulighederne for selvdefinerede rapporter tages op efterfølgende.
Thomas indgår aftale med Golfbox og fremlægger kvartalsvise rapporter for bestyrelsen.
Der forelå en anmodning om udstedelse af betalingskort til brug som alternativ til private udlæg.
Beslutning: Der udstedes ikke betalingskort til hverken medarbejdere eller bestyrelsesmedlemmer, men penge overføres til private konti ved udlæg senest hverdagen efter bilag er afleveret på kontoret eller fremsendt via mails. Primært skal der handles hvor klubben har konti.
Ad. Pkt. 6. Nyt fra formand, udvalgsformænd og ad hoc arbejdsgrupper
Baneudvalg
– Drøftelse af forslag i forlængelse af tyveri af mini-graveren – Max og Micki kommer med forslag.
Beslutning:
- Der indkøbes en brugt minilæsser til 90.000 kr. Udgiften afholdes over Baneudvalgets budget. Der må hertil komme udgifter i løbet af året til leje af minigraver, når der er opgaver der forudsætter en sådan.
- Thomas tjekker forsikringsdækningen.
- Der udarbejdes løbende opslag på FB, hjemmesiden og i klubhuset om forestående arbejder på banen.
Husudvalg
– Opfølgning på cafe-indretning
Beslutning: Der indkøbes indtil videre ikke nye borde ind til cafeen. Den nuværende opstilling og fordeling af borde mellem Hønsehus og cafe fastholdes indtil videre og evalueres medio sæsonen.
– Monobuggy
Beslutning: Prisen sættes ned til 5.000 kr.
– Sofaen på 1. sal.
Beslutning: Kan foræres væk inden for de næste 14 dage (frem til 1. maj), er den herefter ikke afhentet bortskaffes den.
– De resterende fletstole, der ikke er solgt.
Beslutning: Kan foræres væk til den der afhenter sofa.
– Terrasemøbler
Taget til efterretning – at møblerne males i løbet af sommeren. Hynder skiftes ikke ud.
– Gulv i cafeen
Taget til efterretning – at det udskiftes, antageligt i maj, det vil tage 2-3 dage. Sven aftaler nærmere med Garant og Liva.
Begynderudvalg
– Opstart og begyndernes egne initiativer
Orientering om sæsonstart taget til efterretning, herunder at der fra en gruppe af begyndere er taget initiativ til fællesmatch hver 14. dag i weekenden. Der bookes på traditionel vis hertil i Golfbox.
Rekrutteringsudvalg
– Golfens dag – bemanding og presse
Der afholdes 1. møde i Rekrutteringsudvalget tirsdag den 18. april 2023 kl. 10.00. Bl.a. mhp drøftelse af bemanding af de kommende planlagte aktiviteter og nye tiltag.
Matchudvalg
– Program for hulspilsklubmesterskab og Carlsbergmatch den 21. maj er udsendt. Der mangler fortsat en sponsor til Røsnæs Open. Hovedsponsoratet i 2023 må deles på to sponsorer.
Beslutning:
- Matchudvalget drøfter forud for indbydelse til klubmesterskab i slagspil antal af rækker og muligheden for at kombinere med anden match.
- På grund af prisstigninger sættes prisen pr. hold i Røsnæs Open 2023 til 2.400 kr. pr. hold. Prisen har været uændret siden 2017.
Sponsorudvalg
Der arbejdes fortsat på at skaffe nye sponsorer. Eksisterende sponsorater er genforhandlet og forlænget med en enkelt undtagelse.
Juniorudvalg
– Juniordistriktsudvalgsmøde
På Juniordistriktsmødet den 25. marts blev der kraftigt opfordret til at alle juniorer kommer ud og spiller matcher. Der følges op i forhold til enkelte matcher med reminder.
– Puslinge
René Westergaard har påtaget sig opgaven med Puslingegolf, der starter i primo maj, torsdag aften. Aldersgrænsen er 5 år.
– Rekrutteringsarbejde
Afventer.
Hjemmesiden for Juniorafdelingen trænger til at blive ajourført.
Beslutning: René og Vini mødes og aftaler det videre.
Bilag – Plancher fra juniordistriktsmødet.
Eliteudvalg
Opstart afventer.
Kommunikationsgruppe/digitale medier
Den nuværende platform for hjemmesiden drøftes. Tages op i bestyrelsen sidst på året.
Formanden
– DGU´s repræsentantskabsmøde
Kort orientering om temamødet. Temaerne havde været Kontingentstruktur, et eksempel fra Holland og Den grønne omstilling i golfklubberne. Kontingentstigning på 5 kr. pr. medlem til DGU.
Bilag – Link til plancher fra repræsentantskabsmødet.
Ad. Pkt. 7. Nyt fra Pro/sekretariat.
Der er pt 4 brikker til bagrummet tilbage. Sven undersøger mulighed for nye.
Skab til buggynøgler forventes at komme ultimo maj.
Træningskalender i Golfbox for Thomas har været nede. Der arbejdes på genaktivering.
Der er aftalt tidspunkt for tømning af containere efter aftale med cafeen.
Ad. Pkt. 8. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde og forslag til punkter på kommende møder.
Oplæg om SpilMed
Beslutning: Tages op i Rekrutteringsudvalget og efterfølgende bestyrelsen. Vini har opgaven.
Eventuelt.
På forespørgsel til Sven har genboen spurgt om muligheden for aflåsning af den øverste del af parkeringspladsen. Det kan imødekommes forudsat der anvendes en kodelås, hvor klubben bliver i besiddelse af koden.
Sven følger op i forhold til hvor bænken på hul 15 er.
Sponsoraftalen med Carlsberg er på plads og der er indbudt til Carlsbergmatch.
Ad. Pkt.10. Dato for næste bestyrelsesmøde.
Næste møde afholdes den 11. maj kl. 19.00-21.30.
For referatet
Vini Lindhardt
- april 2023
