Referat bestyrelsesmøde 29. april 2026

Sted: Golfklubbens kontor

Tid: kl. 18-21

Tilstede: Martin Jensen, Kim Lissau, Hanne Sørensen, Karin Holm, Max Anthoni, Esben Lambreth, Sandra Lang

Afbud: Sanne Niemann, Anita Holm-Jensen

  1. Godkendelse af dagsorden

Dagsorden blev godkendt

  1. Orientering om økonomi

Nogle af vores kontingenter er ikke blevet opkrævet. Hanne laver tjek uge 19

Lige nu ligger vi over budgettet, så vi er foran i vores indtægter (er det kun nye medlemmer?)

Der mangler at blive opkrævet Bold abonnement, dette skal ligges til betaling og betales af alle.

Vi mangler en rykkergebyr procedure – Derfor aftales det, at hvis ikke betaling sker efter rykker 2, så lukkes GolfBox, så der ikke længere kan bookes tider.

  1. Godkendelse af dokument fra kommunen vedr. banen

Brugsretsaftalen fra kommunen er som det blev fremlagt på Generalforsamlingen – Bestyrelsen er enige om at skriver under.

  1. Gennemgang af dokument fra kommune vedr. Café

Kommunen har lavet et udkast til en forpagtningsaftale. Den blev diskuteret og vi blev enige om, at

vi behøver ikke underskrive aftalen endnu, da vi ikke har nogen forpagter. Derudover har vi en tilføjelse til aftalen som skal skrives ind: Hønsehuset er lukket fra 1. nov. – 1. apr. pga. Golf-simulatoren

  1. Gennemgang af tilbud fra Kedu vedr. alarm

Der er kommet tilbud fra Kedu på at opsætte 3 stk kameraer i henholdsvis caféen mod automaten – mod yderdøren i Hønsehuset og i vognporten mod toiletter.

Vi godkender Kedu’s tilbud og opsiger abonnementet hos Electricom

  1. Gennemgang af skrivelse omkring hjertestarter

Vi har modtaget et uopfordret tilbud på at få skiftet vores hjertestartere fra Presto. Dem vi har er for gamle. De sidder på toilettet ved hul 3 og i vognporten. Vi undersøger lige først, om vi har et abonnement, på dem vi har fra Trygfonden.

  1. Rengøring, kontrakt og det videre forløb

Der skal indgås kontrakt med rengøringen ”VA-rengøring”. Til aftalen skal der tilføjes en ekstra gang støvsugning i Greenfee rummet. Pt. Bruges der 4 timer pr. gang lige her i starten og herefter nedsættes det til 3 timer pr. gang 3 x ugentligt. Der evalueres løbende.

Karin finder et kontraktudkast.

  1. Bestyrelsesansvarslov

Materiale til orientering om vores ansvar som bestyrelsesmedlemmer blev kort diskuteret.

  1. Inhabilitet

Proceduren for inhabilitet bør efterleves i vores arbejde således at: er man inhabil så er man ikke til stede når sagen behandles/debatteres – se bl.a. Inhabilitet i Bestyrelsesarbejde: Hvordan håndterer bestyrelsen inhabilitet?

Der udover er der enighed om, at aftaler fremover skal ligge på skrift – ingen mundtlige aftaler.

  1. Bestyrelsesansvarslov forsikring

Vi har ingen forsikring den koster ca. 1500 kr. om året – der kom ikke nogen afklaring på om dette skulle tegnes, tages op igen.

  1. Bane kontrol

Vi har i de sidste to uger gentagende gange oplevet, at folk spiller uden at betale greenfee.

Hvordan kan vi håndhæve dette? Der er lavet skilt vedr. betaling af Greenfee og bøde for manglende betaling, som står på Greenkeeper gården. Skiltene er tænkt til opsætning på hul 1 og på Par3 banen. Esben tager kontakt til Micki.

Er det muligt, at der kan skaffes frivillige til Bane kontrol?

  1. Frivillige bane service (oplæg fra Esben)

Kan der laves en form for bane service til matcher, der kan levere kolde drikkevarer og måske samtidig kan udføre kontrol af greenfee betaling?

  1. Øl priser

Bane øl sælges til 4 stk for 50 kr. (betales på koden til klubben) Sælges ikke til denne pris i klubhuset. Udvalg i automaten udvides med vand uden brus. Energidrikke sættes ned til 25 kr.

Der er ønsker om at kunne købe rød-/hvidvin – Martin vil indkøbe vin til køleskabet i køkkenet og Hanne undersøger om vi kan få et kundekort til Kvickly

  1. Hjælpere

Vi ønsker at lave et overblik over de frivillige opgaver der ligger i hele klubben, så vi fx kan aftale og prioritere vores opgaver, når f.eks. sekretariatet har ferie, hjælpere til banekontrol, indsamling af affald på banen.

Sandra og Karin prøver at lave overblik til næste møde

Der fremkom et forslag om at lave en Hjælper-dag før opstart til at gøre klubben klar til sæsonen.

  1. Hjemmeside

Anita og Peter er administratorer på hjemmesiden og kan rette den – opdatering/sletning af forældede faner Esben kigger på det og sender eventuelle rettelser til sekretariatet.

  1. Nyt fra afdelingerne:
    1. Baneudvalg

Ikke noget nyt fra banen – greens er stadig udfordret – godt greenkeeper hold

  1. Husudvalg

Kommunen er i gang med lys i omklædningen – Dørlås i kontoret skiftes – Ønske en administrator mere på alarmen udover Martin – Martin undersøger om det er muligt.

  1. Matchudvalg

Er der under 30 tilmeldte til Flagmatchen så aflyses den – Bedste brutto scorings præmie til matcher? Plade til klubmesteren? – ønkske om ny plakat vedr. Hole in One

  1. Begynderudvalg

Begynder træningen fungerer godt med Mikkel – Elite træningen søndag fra kl. 12-13 kommer der ingen, kan den time gå til begynder træningen? – Onsdags træningen går godt – Vi skal have lavet skriftlige aftaler med de hjælpere der er (Bettina/Tonny/Martin Madsen) Karin laver udkast til aftale

  1. Rekrutteringsudvalg

God tilmelding til Golfens dag – Familiedagen droppes i år – Der laves en ny Golfens dag den 9. maj

  1. Juniorudvalg

Går godt

  1. Eliteudvalg

Godt fremmøde om torsdagen – Danny tager sig af 1. holdet – Tina Bjørn varetager Senior hold – Martin varetager Kval. Hold – Brobizz udgifter til matcher skal vi lige huske – Brug af gængse trøjer til at trykke logo på, så de kan holdes ens fra år til år. Martin tjekker hvor dem vi har nu, er købt.

  1. Sponsorudvalg

Stort set alle reklameskilte på banen er solgt – Parkeringspladsen har plads til skilte – ønske om Company dag inkl. træning

  1. Caféudvalg

Brugsaftale med Tina T. – Catering op til Røsnæs Open meldes til Tina i god tid –  Forslag om en Øl smagnings dag en lørdag eller efter en Match

  1. Diverse orientering om Micki

Kort orientering

  1. Oplevelsesguiden Kalundborg

Vi er med i Guiden og vores info er opdateret

  1. Næste møde

Onsdag den 27. Maj, kl. 18.00

Onsdag den 17. Juni, kl. 18.00

  1. Eventuelt
  • Vi ønsker at få vores Forretningsorden opdateret – sættes som punkt til næste møde
  • Peter har ferie uge 27 og 28 – Karin vil varetage sekretariatet
  • Vandposten på hul 15 skal laves – den er rustet i stykker. Esben kontakter Greenkeeper

For referat

Sandra Lang