Referat bestyrelsesmøde 25/3 2018

Referat af bestyrelsesmøde i Kalundborg Golfklub den 25. marts 2018

 Tilstede var: Kim Bjørn, Steen Thorsen, Karin Holm, Lars Sloth, Morten Holmelin Hans Peter Sørensen, Svend Gabe, Max Antoni og Vini Lindhardt(referent).

  1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning:

Godkendt

  1. Drøftelse af bestyrelsens arbejde i 2018
  • Plan for bestyrelsesmøder – april til september, fast månedligt møde
  • Faste punkter
  • Udsendelse af dagsorden og referat
  • Medlemsmøder
  • Juni – foreløbig status på sæson
  • November – drøftelse af forslag til budget 2019

Beslutning:

Bestyrelsesmøder: 26. april, 4. maj, 21.juni, 16. august og 13. september. Alle dage kl. 19.00. Der kan her ud over blive behov for yderligere møder, hvor datoen fastlægges særskilt.

 ½ time før bestyrelsesmøderne, 18.30 til 19.00, er der mulighed for medlemmerne til dialog med bestyrelsen om konkrete forslag, spørgsmål eller andet. Ønsket om dialog med angivelse af tema, forslag m.v. skal være fremsendt 3 dage forud for bestyrelsesmødet. Dialogmøderne holdes i Klubhuset, 1. sal.

 Faste punkter på dagsordenen:

  • Status for økonomien
  • Status for banedriften
  • Rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter m.v.
  • Kommende matcher og aktiviteter
  • Hus og omgivelser
  • Kommunikation til medlemmerne m.v.

 Forslag til punkter til dagsorden fra bestyrelsesmedlemmerne sendes til Vini 7 dage før bestyrelsesmødet. Medlemmerne kan fremsende forslag til bestyrelsens behandling senest 7 dage før bestyrelsesmøderne. Sendes til info@kalundborg-golf.dk

 Dagsordenen sendes 2 dage forud for bestyrelsesmøderne. Referatet skrives under mødet og udsendes til kommentering i bestyrelsen dagen efter.

 Der afholdes 2 medlemsmøder i 2018, informationsmøde i juni om foreløbig status for sæsonen samt drøftelse af budgetforslag i november. Datoer fastlægges senere.

  1. Sammensætning af udvalgene:

a.

  • Baneudvalg – medlemmer
  • Begynderudvalget – medlemmer
  • Juniorudvalget – medlemmer
  • Husudvalg – formand og medlemmer
  • Matchudvalg – medlemmer. Lars Sloth og Max Antoni blev foreslået på sidste møde
  • Sponsorudvalg – formand og medlemmer

b.

  • Forslag til nyt udvalg – Rekruttering og markedsføring

Beslutning:

Udvalgene fik følgende sammensætning:

Baneudvalg – Morten Holmelin (formand), Jesper Berntsen, Lars Sloth/Hans Peter Sørensen samt en repræsentant fra Herreklubben, Dameklubben og Seniorklubben

Begynderudvalget – Hans Peter Sørensen (formand) og Lars Sloth. Suppleres evt. efterfølgende.

Juniorudvalget – Sanne Brandley, John Hansen, Tom, Magnussen, Christina Møller, Thomas, Vini Lindhardt (formand)

Husudvalg – Max Antoni (formand), kan suppleres.

Matchudvalg – Steen Thorsen (formand), Lars Sloth, Max Antoni og Erik Mortensen.

Sponsorudvalg – Thomas Andersen (formand), Ole Steen Nielsen, Steen Møller.

Eliteudvalg – Thomas Andersen

Kontaktudvalg køkken – Kim Bjørn.

 Der nedsættes et Rekruttering og Markedsføringsudvalg – Medlemmer –  Hans Peter Sørensen, Thomas Andersen og Vini Lindhardt

 

  1. Dato for ekstraordinær generalforsamling

Forslag – onsdag den 10. april 2018 kl. 18.30.

Indkaldelse sendes ud den senest den 2. april. Teksten sendes senest den 30. marts til Thomas Andersen.

Dirigent – et af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

Beslutning:

Der indkaldes den 26. marts 2018 via mail til medlemmerne til ekstraordinær generalforsamling torsdag den 5. april 2018 kl. 19.00.

 Et af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer foreslås som dirigent.

 

  1. Status for økonomien 2018

Beslutning:

  1. kvartal opgøres hurtigst muligt. Status udsendes til bestyrelsen. Behandles på næste bestyrelsesmøde.

 

  1. Status for Banedriften
  • Arbejdet indtil nu
  • Åbning af træningsbanen

o    Opstart af boldopsamling

  • Åbning af banen

Beslutning/orientering

Træningsbanen åbnes 29. marts 2018. Boldopsamlingen er aftalt mellem boldopsamlergruppen og Jesper Berntsen.

 Klubbernes starttidspunkter må revurderes i lyset af de kommende dages vejr. Morten Holmelin orienterer klubberne når der kan spilles.

 Beskæringer og diverse opgaver løst i årets første måneder i det omfang vejret har tilladt det. Uklart hvornår banen åbnes for sæsonen pga vejr m.v.

 Forslag fra medlem: Hold med ”høtyve” til rivning af rough. Morten Holmelin taler med Jesper Berntsen og kontakter evt. Ole Petersen i forhold til at skaffe frivillige til opgaven. Andre tilsvarende opgaver på banen for frivillige kan komme i sæsonen.

 Rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter

  • Golfens dag den 22. april
  • Plan for Åbent hus- arrangementer
  • Spil Med – DGU den 29.7.

Beslutning/orientering:

Bestyrelsens medlemmer deltager i muligt omfang på Golfens dag, der starter kl. 9.00.

Der er bestilt flyers hos DGU. Der annonceres på infostander på Holbækvej. Det undersøges om der tillige kan annonceres på storskærm på havnen.

 Der afholdes Åbent Hus for nye medlemmer på følgende datoer; 12., 19., 26. maj, 2., 9., 16. juni, 7., 14., 21. juli, 4. og 11. august. Alle dage kl. 13.00. Thomas Andersen og medlemmer af Begynderudvalget står for aktiviteten. Andre er også velkomne. Instruktion fra 13-14 og spil på par 3 banen fra 14.00-15.00.

Spil Med – planlægges senere.

 Matcher og faste aktiviteter

  • Åbningsmatcher, klub og ”klubber”
  • Begynderaftner
  • ”Lørdagsmatcher”
  • Fri træning

Beslutning/orientering:

Indtil videre er der Åbningsmatch søndag den 8. april. Arrangementet er på plads.

Klubbernes åbningsmatcher/start er ligeledes meldt ud.

 Begynderaftner – start 11.4.

 

”Lørdagsmatcher” – starter den 5. maj. 1. teested reserveres fra 13.00-13.30 indtil videre. Der udsendes særskilt information herom. Vini Lindhardt sender tekst til Steen Thorsen/ Thomas Andersen til hjemmesiden. Alle kan, uden tilmelding møde op og spille 9 eller 18 huller. Holdene sættes på 1. teested.

 Der er fri træning ved Thomas Andersen – mandage 14-15 og lørdage 11-12. Datoerne lægges op på hjemmesiden.

 Der arbejdes på at etablere facilitet til ”short game træning” på indspilsarealet.

 

  1. Drift og vedligeholdelse af hus og omkringliggende områder
  • Kontakt til ”fredagsholdet”
  • Udarbejdelse af plan for vedligeholdelses opgaver i 2018

Beslutning/orientering:

Steen kontakter Ole Pedersen for at høre om han kunne være interesseret i at stå for koordinering af ”Fredagsholdet”. Spørger tillige i forhold til maling af hus.

 

Kalundborg Kommune har givet afslag på støtte til renovering af herretoilet. Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde. Der skal kun være ét Personaletoilet.

 

  1. Kommunikation til medlemmerne, opslag, nyhedsbreve m.v.

Beslutning/orientering:

Hjemmesiden er under udvikling.

 Ny fil med regnskab 2017 sendes til Kalundborg Kommune. Steen Thorsen tager opgaven.

 Vini Lindhardt og Thomas Andersen arbejder med at få skrevet nyhedsbrev i påsken. Oplysninger om tilmelding til Stejlhøj-matcherne skal med. Alle input til nyhedsbrev er velkomne.

 

 Eventuelt

Drøftet/aftalt:

Steen Thorsen oplyste, at der er ledige bagskabe. Det er annonceret på hjemmesiden. Prisen på golfbiler er igen i år 2.500 kr. 

 Vi mangler fortsat tilbagemelding fra Dragsholm Golfklub om fritspilaftale. Vini Lindhardt tager kontakt til klubben.

 Thomas Andersen udarbejder liste over de håndværkere vi anvender, som skal kontaktes i akutte situationer, samt oversigt over kontaktpersoner i Kalundborg Kommune.

 Der er et ønske om at vi i sommerperioden har et samlet tilbud om greenfee og frokost m.v. som bl.a. kan uddeles når vi spiller i andre klubber. Thomas Andersen og Steen Thorsen undersøger hvornår det vil være oplagt. Derefter forslag til næste bestyrelsesmøde.

 Hans Peter Sørensen præsenterede håndbog for nye medlemmer. Tilsvarende er under udarbejdelse for juniorer.

 På næste møde drøftes planlægning af regelundervisning for alle klubbens medlemmer – Golfregler 2019. Forventet afvikling efter sæsonafslutning.

Forslag fra medlem, om mulighed for at tale med bestyrelse besvaret under punkt 2, hvor der gives mulighed for dialog med bestyrelsen forud for de enkelte bestyrelsesmøder.

 Morten Holmelin nævnte, at der er behov for anden markering ved alarmknap.  Steen Thorsen tog opgaven.

Næste møde: 26/4 k. 19