Referat af bestyrelsesmøde den 13. august 2025 kl. 19.00-21.00

Til stede: Martin Jensen, Karin Holm, Esben Lambreth, Kim Lissau, Anita Holm-Jensen, Max Anthoni og Vini Lindhardt

Afbud:  Britt Andersen

Referat

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

Ad. Pkt. 2. Status for drift af banen, opfølgning på tidligere beslutninger og bemanding

Baneudvalgsformanden gav en kort status for banen, der gav anledning til en række kommentarer og spørgsmål til bl.a. greens, bunkere og teesteder. Der var en klar forventning fra bestyrelsen om forbedring af en række forhold. Esben følger op i forhold til Micki.

Bestyrelsen besluttede at korpset af frivillige boldopsamlere genaktiveres og at de får adgang til at benytte det nødvendige maskinel, som også anvendes af greenkeeperstaben. Der er medlemmer der vil påtage sig opgaven og hermed kan de ansattes tid reserveres til øvrige opgaver på banen. Max og Kim går videre med opgaven.

Bunkerholdet ønsker en introduktion til at anvende dybderiven til bunkerne. Esben aftaler nærmere med Micki.

Vini oplyste at Kystdirektoratet har svaret positivt på ansøgning vedrørende sand i bunkere på bag-ni. Der er endnu ikke modtaget svar fra Fredningsnævnet, der har oplyst at de afventer input fra Kalundborg Kommune.

I forhold til bemandingen er der ansat midlertidig hjælp til udgangen af oktober.

Bestyrelsen besluttede, at den ledige stilling, efter Claus er stoppet, opslås og at der søges en greenkeeperuddannet medarbejder.

Ad. Pkt. 3. Orientering om status for økonomi pr. 1. august 2025 samt drøftelse af budgetomplaceringer

Budgetrapport pr. 1. august blev fremlagt og gennemgået på mødet. Samlet viser rapporten et forventet resultat svarende til det budgetterede. Dette dækker over at der såvel i forhold til kontingenter som greenfee er færre indtægter end budgetteret. Dette modsvares af færre udgifter, der bl.a. skyldes at nye leasingaftaler først har haft effekt fra medio 2025.

På næste møde fremlægges forslag til budgetbegrænsninger.

Ad. Pkt. 4. Status på medlemmer pr. 13. august 2025.

Nye medlemmer:

27 senior fuldtidsmedlemmer, heraf 5 der har været prøvemedlemmer

3 ungseniormedlemmer

12 juniormedlemmer

3 langdistancemedlemmer

26 flexmedlemmer, herudover er der allerede indmeldt 2 flexmedlemmer fra 1.1.26.

Prøvemedlemmer, der er i gang med deres forløb – 18.

Prøvemedlemmer, der ikke har ønsket at fortsætte som medlemmer – 5.

Udmeldte i løbet af 2025 – 7 fuldtids seniormedlemmer.

Udmeldte pr. 31.12.2025 – 7 fuldtids seniormedlemmer.

Betalende udlændinge – 8.

Ad. Pkt. 5. Status for drift af cafe og rengøringen

Bestyrelsen ønsker fortsat, at der i forpagtningsaftalen vedrørende cafeen er beskrevet minimumsåbningstider og vilkår i forhold til åbning/lukning på klubaftner. Bestyrelsen accepterer at cafeen lukker onsdag aften, hvis der ikke er minimum 10 tilmeldte til spisning. Drikkevarer må købes via selvbetjening. Bestyrelsen udtrykte bekymring for den sociale inklusion af nye medlemmer når der ikke er spisning efter matchen om onsdagen. Der holdes evalueringsmøde mellem Begynderudvalg og Onsdagsklubben.

Der skal hurtigst muligt opstilles i automat til drikkevarer i cafeen. Den nuværende løsning med køleskab og betaling via MP fungerer ikke optimalt, bl.a. er der et større svind.

Der blev orienteres om henvendelse fra Onsdagsklubben vedrørende DuffersDay. Bestyrelsen fastholder bestemmelsen i den gældende forpagtningsaftale, hvor det er cafeen der leverer mad m.v. til arrangementer i klubben.

Vini drøfter aftale med Nadja.

Ad. Pkt. 6. Nyt fra udvalgsformænd og formand – orientering

  • Formand
    • Orienterede om de igangværende drøftelse med Kalundborg kommune om ny Brugsaftale.
  • Husudvalg
    • Status for golfbiler – Der er bestilt service til Gariaen. I den sammen hæng vil der blive set på vogn nr. 5. Der er p.t. 5 biler der er i drift. Det dækker medlemmerne efterspørgsel og hovedparten af greenfeespillernes efterspørgsel.
  • Begynderudvalg
    • Der er indbudt til evalueringsmøde mellem Begynderudvalg og Onsdagsklub den 19.8. Særligt med fokus på at der p.t. er 18 prøvemedlemmer der ikke er kommet i gang med at spille.
  • Matchudvalg
    • Kommende matcher: Pink Cup, Klubmesterskab, Medhjælpermatch, Sponsormatch og Generationsmatch.
  • Juniorudvalg
    • Indbydelse til møde med juniorer og forældre i efteråret. Martin og Vini har opgaven.
  • Eliteudvalg
    • Der skal evalueres på sæsonen. Det har været svært at få spillere til 3 runde. Alligevel er der interesse for 3 hold i 2026.
  • Rekrutteringsudvalg
    • Status for årets aktiviteter – De tre Åbent Hus aktiviteter har haft meget få deltagere. Nye medlemmer er komme via aktiviteter før sommerferien.
  • Sponsorudvalg
    • Der er kommet enkelte nye sponsorater. Aftaler er under udarbejdelse.

Ad. Pkt. 7. Kommende bestyrelsesaktiviteter m.v.

Bestyrelsesmøder m.v.

  • Torsdag den 25. september – 19.00-21.30
  • Udvalgenes input til kassereren 25. oktober
  • Torsdag den 6. november– 17.00-21.30 – Budgetmøde – indledende drøftelser med input fra udvalg. Frist for input til kasserer fra udvalgene er den 25. oktober.
  • Torsdag den 4. december – 18.00 – 21.30 – Godkendelse af endeligt budget
  • Torsdag den 10. februar – 19.00-21.30 – Godkendelse af foreløbigt regnskab og indkaldelse til generalforsamling
  • Fredag den 13. februar – Underskrift af regnskab i sekretariatet. Udsendelse af indkaldelse til generalforsamling 2026.

Temamøder:

  • Lørdag d. 15. november 9.00 – 13.00 – Opfølgning på Strategiplan og forslag til nye initiativer, der har indflydelse på budget 2026
  • Lørdag d. 10. januar 9.00 – 13.00 – Revideret strategiplan med evt. forslag til Generalforsamlingen

 

Generalforsamling 2026

  • Tirsdag den 3. marts kl. 19.00 (eventuelt 10.marts)

Ad. Pkt. 8. Kommunikation/Nyhedsbrev

Udsendes efter godkendelse af referat.

Ad. Pkt. 9. Eventuelt

Der var ønske om at der skabes en kontinuitet i forhold til proportionerne for klubmesterskaberne. Dette medtages i kommende planlægning.

For referatet

Vini Lindhardt