Referat af bestyrelsesmøde den 25. september 2025 kl. 19.00-21.00

Sted: Mødelokale over café.

Tilstede var: Martin Jensen, Esben Lambreth, Karin Holm, Anita Holm-Jensen, Britt Andersen, Kim Lissau og Vini Lindhardt

Afbud:  Max Anthoni

Referat

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Følgende punkter blev tilføjet dagsordenen

Pkt. 7.a –  GolfAmore for flexmedlemmer

Pkt. 11 a – Kontaktliste for vagtselskabet

Kontaktliste – alarmer.

Dagsordenen blev herefter godkendt.

 

Ad. Pkt. 2. Orientering om status for økonomi pr. 31. august 2025 samt drøftelse af budgetomplaceringer

                             Bilag:

  • Budgetrapport pr. 31. august fremlægges og gennemgås på mødet.

Budgetrapporten blev gennemgået. Overordnet er periodens resultat budgetsvarende. Det dækker dog over færre kontingentindtægter end budgetteret, ca. 200.000 kr. og færre udgifter ved banedriften, særligt færre udgifter til leasing.

Budgetafrapporteringen blev taget til efterretning.

Ad. Pkt. 3. Status på medlemmer pr. 20. september 2025.

Nye medlemmer i 2025:

27 senior fuldtidsmedlemmer, heraf 8 der har været prøvemedlemmer

5 ungseniormedlemmer, heraf 2 der har været prøvemedlemmer

19 juniormedlemmer, heraf 4 der har været betalte prøvemedlemmer.

3 langdistancemedlemmer

28 flexmedlemmer, heraf 17 overgået fra passivt medlemskab

Prøvemedlemmer, der er i gang med deres forløb – 3

Prøvemedlemmer, der ikke har ønsket at fortsætte som medlemmer – 13

Samlet antal prøvemedlemmer – 30 –  56 %, største blandt juniorer/ungseniorer

Udmeldte i løbet af 2025:

7 fuldtids seniormedlemmer.

Udlændinge – 8

 

Udmeldte/ændringer pr. 1.1.2026 –

Udmeldte fuldtids seniormedlemmer – 11

Udmeldte overgang fra fuldtid til flex – 9

Udmeldte med overgang til langdistance -1

Udmeldte med overgang til passive – 0

Nye flex pr. 1.1.26 – 3

Overgang fra flex til passiv –

Fra flex til fuldtid pr. 1.1.26. – 1

Det endelige tal for udmeldinger pr. 1.1.2026 kendes først 1. oktober 2025. Hovedparten af de prøvemedlemmer der ikke ønsker at fortsætte som medlemmer begrunder det med manglende tid. De unge betalende prøvemedlemmer har en overgangsfrekvens på 100 %. Herreklubben arbejder på at kunne modtage disse.

Ad. Pkt. 4. Drift af banen, opfølgning på ekstraordinært bestyrelsesmøde

  • Oplæg fra Micki vedrørende renovering m.v. af bunkers på forni.

Der forelå oplæg fra Esben og Micki på renovering af bunkere på forni. For alle bunkere foreslås udskiftet sand. For bunker 4, 5, 8 og 3 tillige delvis omlægning til græsbunker/run-offområder.

Bestyrelse besluttede, at der skal arbejdes på udskiftning af sand i alle bunkere på banen så oplevelsen for spillerne blive ens. Bestyrelsen kunne tillige tilslutte sig forslagene til renoveringer på forni. Om renoveringerne skal ske samtidig med udskiftning af sand eller efterfølgende blev ikke afklaret.

Bestyrelsen understregede vigtigheden af, at der udarbejdes en realistisk tidsplan, og at arbejdet igangsættes hurtigst muligt efter en godkendt plan.

Det skal dog samtidig sikres at banens personale i vintersæsonen, fra 1. november til 1. marts får afviklet merarbejde samt ferie fra sommersæsonen.

I lyset af den aktuelle personalesituation – 2 medarbejder hen over vintersæsonen, ønskede bestyrelsen, at der indhentes eksternt tilbud på udskiftning af sand i banens bunkere samt de beskrevne renoveringsopgaver på hul 4,5,8 og 3. Tilbuddet skal opdeles i forni og bagni samt renoveringsopgaverne. Det skal sikres at tilbudsgiver har erfaring med bunkerarbejde fra andre golfbaner. Der skal udarbejdes en konkret beskrivelse af opgaven med de relevante faglige krav.

Esben taler med Micki om indhentning af tilbud.

Når tilbud foreligger, tager bestyrelsen stilling til

  • Om opgaven skal løses af eksterne eller egne medarbejder
  • Opgavernes omfang – (1) udskiftning af sand eller (2) udskiftning af sand og renovering
  • Tidsplan for de besluttede opgaver
  • Finansiering af opgaverne
  • Afgørelse fra Fredningsnævnet på dispensationsansøgning vedrørende bunkere på bagni

Fredningsnævnet har den 19. september 2025 svaret på golfklubbens dispensationsansøgning vedrørende bunkere på bagni.

Fredningsnævnet har meddelt klubben en lovliggørende dispensation til den foretagne udskiftning af sand på hul 14 og 17, der blev foretaget i 2024 samt en dispensation til udskiftning af sand i bunkere på bagni i de kommende 10 år. Udskiftningen skal foregå fra ultimo september til medio maj af hensyn til markfirbenets æglægningsperiode. Det antages at bunkerne kan være rugested for markfirben.

Det forudsættes at udskiftningen af sand sker i omtrent samme farve som det anvendte på hul 14 og 17.

Denne dispensation muliggør, at der fremover vil kunne udlægges samme type sand i alle banens bunkere.

  • Sammensætning af ansættelsesudvalg for greenkeeperstilling

Udvalget består af Esben, Kim, Martin og Micki.

 

Ad. Pkt. 5. Drift af cafe fra 2026

Nadja har opsagt forpagtningsaftalen vedrørende cafeen udgangen af sæsonen. Begrundelsen er bl.a. andet at der ikke er tilstrækkelig omsætning til at dække de nødvendige omkostninger. Omsætningen har været markant lavere i 2025 end i 2024. Alle aftalte arrangementer afvikles til og med Mortens Matchen den 2. november,

Bestyrelsen besluttede at nedsættelse af arbejdsgruppe med henblik på at få beskrevet forskellige modeller for mad og drikkevarer i klubben fremover.  Arbejdsgruppen består af: Martin Jensen, (Esben Lambreth), Karin Holm, Britt Andersen, Anita Holm og Kim Lissau.Anita indkalder til første møde.

Beslutning om model træffes i løbet af efteråret, så der kan tages højde herfor i budget 2026.

Der opsættes snarest af Carlsberg en vand/øl automat i cafeen, så den er klar til vintersæsonen pr. 1.11.

Sekretariatet søger spiritusbevilling. Indehaveren af denne aftales efterfølgende.

Vini drøfter ny aftale om vinterrengøring med Nadja.

Medlemmerne orienteres i Nyhedsbrev der udsendes den 29. september 2025.

Pkt. 6. Opsætning af Trackmann og start på bookinger

  • Organisering af opsætningen

Martin Jensen står for opsætningen af Trackmann m.v. herunder rekruttering af hjælpere.

  • Priser

Uændrede i forhold til 2024/25

  • Fuldtids- og Flexmedlemmer

Alle klubbens fuldtids- og flexmedlemmer kan booke tider.

 

Ad. Pkt. 7. Foreløbig evaluering af Pay and Play

7.1. Pay and Play på Driving range – forslag til ophør af sikkerhedsmæssige grunde

Pay and Play har vist sig at give sikkerhedsmæssige udfordringer i forhold til spillere på hul 9. Ordningen startede i 2024, men har taget meget til i omfang i 2025.

Bestyrelsen besluttede at stoppe ordningen pr. 1. oktober 2025.

Opslag i greenfeerum samt på hjemmesiden skal ændres. Vini taler med Claus/Peter.

7.2. Pay and Play på forni – forslag til banekontrol

Der iværksættes stikprøvekontrol i resten af 2025 og før sæson 2026 tages stilling til en model for banekontrol.

Låneudstyr fjernes fra greenfeerum og skal fremover lejes via kontoret og udleveres herfra. Det samme vil gælde for Pay and Play på par 3 banen.

Opslag i greenfeerum samt på hjemmesiden skal ændres. Vini taler med Claus/Peter.

Ad. pkt. 7 a. Golfamore for Flexmedlemmer

Bestyrelsen besluttede at Flexmedlemmer, hverken egne eller medlemmer fra andre klubber kan anvende Golfamore ved køb af greenfee.

Der skal udarbejdes tydeligt opslag til greenfeerummet samt opslag på hjemmesiden.

Vini taler med Peter.

Pkt. 8. Nyt fra udvalgsformænd og formand – orientering

  • Husudvalg
    • Der opsamles p.t. 5 gange om ugen. Der skal fra 2026 etableres et nyt boldopsamler hold af frivillige – interesserede kan rette henvendelse til Kim Lissau på info@kimlissau.dk
  • Matchudvalg
    • Afslutningsmatch den 26. oktober 2025
    • Mortens Match den 2. november 2025
  • Juniorudvalg
    • Afslutningsmatch for juniorer og forældre den 5. oktober 2025
  • Eliteudvalg
    • Afslutningsmatch den 18. oktober 2025
  • Rekrutteringsudvalg
    • Britt indkalder udvalget mhp evaluering af sæson 2025 og planlægning af sæson 2026.
  • Sponsorudvalg
    • Ny koordineret plan for tegning af sponsorater, så alle er fornyet/tegnet pr. 1.3.

Pkt. 9. Kommende bestyrelsesaktiviteter m.v.

Bestyrelsesmøder m.v.

  • Torsdag den 30. oktober – 18.00-20.30 – Budgetmøde – indledende drøftelser med input fra udvalg. Frist for input til kasserer fra udvalgene er den 25. oktober.
  • Torsdag den 4. december – 18.00 – 20.30 – Godkendelse af endeligt budget
  • Torsdag den 10. februar – 18.00-20.30 – Godkendelse af foreløbigt regnskab og indkaldelse til generalforsamling
  • Fredag den 13. februar – Underskrift af regnskab i sekretariatet. Udsendelse af indkaldelse til generalforsamling 2026.

Temamøder:

  • Lørdag d. 15. november 9.00 – 13.00 – Opfølgning på Strategiplan og forslag til nye initiativer, der har indflydelse på budget 2026
  • Lørdag d. 10. januar 9.00 – 13.00 – Revideret strategiplan med evt. forslag til Generalforsamlingen

Generalforsamling 2026

  • Tirsdag den 3. marts kl. 19.00

Taget til efterretning med den ændring at 6. november er ændret til 30. oktober og alle bestyrelsesmøder starter kl. 18.00.

Pkt. 10. Kommunikation/Nyhedsbrev

Nyhedsbrev udsendes den 29. september 2025.

Der medtages opfordring til deltagelse i boldopsamlerhold, årets sidste to matcher, opsigelse af forpagtningskontrakt m.v.

 

Pkt. 11. Eventuelt

Kontaktpersoner for vagtselskab

Indtil videre Karin Holm og Vini Lindhardt. Har vi ikke kontaktpersoner, må der indgås ny aftale med vagtselskabet om reaktioner på alarmer.

 

For referatet

Vini Lindhardt

29.9.2025