Referat af bestyrelsesmøde 26 april 2018

Referat af bestyrelsesmøde i Kalundborg Golfklub den 26. april 2018

Tilstede var: Kim Bjørn, Steen Thorsen, Hans Peter Sørensen, Lars Sloth, Karin Holm, Morten Holmelin, Sven Gabe, Thomas Andersen og Vini Lindhardt.

Afbud fra: Max Anthoni

Fra 18.30 til 19.00 kunne medlemmerne møde repræsentanter fra bestyrelsen i Klubhuset med spørgsmål m.v.

Referat

Ad. Pkt. 1. Godkendelse af dagsorden

Beslutning: Godkendt

Ad. Pkt. 2. Valg af formand for Husudvalget samt medlemmer til udvalget

Beslutning: Kim Bjørn blev valgt.

Ad. Pkt. 3. Status for økonomi

  1. Gennemgang af forbrug pr. 31. marts 2018 ved Karin Holm – Budgetrapporten for 1. kvartal blev gennemgå. Da indtægter for skabsleje, boldabonnement og greenfee fejlagtigt er medtaget i 1. kvartal udviser rapporten fejlagtigt et underskud. Budgettets poster, indtægter og udgifter vil hurtigst muligt blive periodiseret, så budgetopfølgningen kan blive retvisende. I kvartalsregnskabet til medlemmerne skal der gøres opmærksom på dette.
  2. De budgetansvarlige formænd for udvalgene gennemgår forventninger til disponering af årets budget
  3. Baneudvalget ved Morten Holmelin – forventet at budgettet holder.
  4. Matchudvalg ved Steen Thorsen – alle matcher tilrettelægges så udgifterne som minimum holdes inden for matchfee og sponsorindtægter.
  5. Junior/eliteudvalg ved Vini Lindhardt – budgettet forventes holdt.
  6. Sponsorudvalget ved Thomas Andersen – der er for indeværende faktureret for 250.000 kr. Der mangler emner for videre salg af sponsorater. Der arbejdes videre hermed.
  7. Husudvalget ved udvalgets medlemmer – Carsten Jørgensen er på opgaven med maling af huset udvendig. Kommunen har leveret maling. Max sørger for håndklædeholder på herretoilettet. Til næste møde fremlægges forslag til renovering af herretoilet. Forventes finansieret af klubben, da kommunen har givet afslag.
  8. Begynderudvalget ved Hans Peter Sørensen – de nye der har fået banekort opfordres til at deltage i matcher i D-rækken.
  9. Udgifter i forbindelse med cafédrift – der har været en udgift på ca. 5000 kr. til diverse småindkøb.
  10. Poster der ikke disponeres af udvalgene ved Karin Holm – intet.

Beslutning: Bemærkningerne til de enkelte punkter – anført med kursiv ovenfor – blev taget til efterretning.

Ad. Pkt. 4. Aktiviteter i forbindelse med nye golfregler i 2018

  1. Hvordan organiserer vi opgaven
  2. Uddannelse af begynderudvalg og andre nøglepersoner
  3. Aktiviteter for medlemmerne – opdeling i målgrupper

Beslutning:

Ad. Pkt. a – Opgaven er forankret i Begynderudvalget.

 Ad. Pkt. b. – Steen, Hans Peter Lars Sloth og Karl Hansen har eller vil deltage i diverse infomøder om regelændringer.

 Ad. Pkt.c. – Forelægges efterfølgende.

Ad. Pkt. 5. Ansøgninger til eksterne

– Nordliv

– Puljeordning for DGI/DIF-foreninger

Beslutning: I forhold til DGI/DIF puljen søges der primært til nye træningsfaciliteter og boldvasker.

Ad. Pkt. 7. Status for banedriften

Beslutning: Sæsonen er kommet godt i gang. God information om aktiviteter på Facebook og hjemmesiden.

 Medlemmerne skal gøres opmærksom på, at de ud over at rette nedslagsmærker op skal overholde reglerne om færdsel på banen, herunder at der ikke trækkes vogne mellem greens og bunkere.

 Megen ros til banen ved JDT den 21.4.

 Ad. Pkt. 8. GolfSporet, jfr. mail udsendt den 18.4.2018

Beslutning: Morten drøfter med Jesper om han vurderer at det vil være brugbart i forhold til arbejdet på banen. Bestyrelsen principgodkendte.

Ad. Pkt. 9. Status for boldopsamlingen

Beslutning: Tidspunktet for boldopsamling, klipning af drivingrange m.v. drøftes mellem Sven Gabe, Mogens Dunmose, Thomas og Jesper.

 Der mangler ofte bolde, da bestilte nye bolde endnu ikke er kommet hjem. De forventes inden for kort tid. De orange bolde lægges op på indspilsområdet.

 Indtil videre bibeholdes den gamle traktor. De vitale dele fungerer. Når de skal skiftes ud, forventes det muligt at kunne finde en erstatning til en meget billig pris.

Ad. Pkt. 10. Rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter m.v.

  1. Golfens dag – evaluering
  2. Åbent hus arrangementer – lørdage
  3. Junior-åbent hus

Beslutning:

Ad. Pkt. a – godt fremmøde til Golfens dag – mellem 35 og 40. Vi forventer ca. 10-12 indmeldelser efter dagen.

Ad. Pkt. b. – Åbent Hus Lørdage starter den 12. maj. Thomas står for aktiviteten på træningsbanen. Hans peter og gerne flere tager sig af spil på par 3 banen.

 Der er Junior Åbenthus 11. maj – ansvarlig Juniorudvalget.

Ad. Pkt. 11. Kommende matcher og aktiviteter

  1. Sponsormatcher
  2. Røsnæs Light/Røsnæs Open
  3. Aflysning i tilfælde af dårligt vejr

Beslutning: Sponsormatcherne afvikles i overensstemmelse med programmet, bortset fra at Herre/damematchen flyttes til den 23. juni pga Kalundborg Rocker.

  I tilfælde af tåge ved klubmatcher og andre aktiviteter som klubben står for, kan matchen udsættes til tågen er lettet. Spil kan først startes når sigten er så god, at man på tee-stedet på hul 1 kan se spillerne på green på hul 1. Hvis ikke udsættes matchen.

Ad. Pkt. 12. Hus og omgivelser

  1. Renovering af herreomklædning/toilet

Beslutning: Igangsættes  – se ovenfor. Bord med opvask m.v. i indgangen søges erstattet med lukket skab. Vini har opgaven.

 Kim drøfter mulig annoncering med køkkenet.

Ad. Pkt. 13. Kommunikation til medlemmerne m.v.

  1. Punkter til kommende Nyhedsbrev

Beslutning: Der udsendes fortsat ”Nyt fra kontoret” med korte aktuelle nyheder, informationer m.v. Det står Thomas for. Her udover udsendes bestyrelsens Nyhedsbrevet ca. 4 gange årligt.

Ad. Pkt. 14. Eventuelt

Henvendelse vedrørende alternativt tidspunkt for spil af kvalifikation til klubmesterskab i slagspil.

 Beslutning: Der dispenseres ikke fra planlagte spilletidspunkter, primært da der er tale om en turnering over 54 huller.

Scorekort vil fremover fungere som kvittering for betaling for greenfee-spillere. ( BagTag)

Ad. Pkt. 15. Næste møde

Beslutning: – 24. maj kl. 19.00. Møde med medlemmer 18.30.

Bestyrelsens medlemmer får besked samtidig med udsendelse af dagsordenen, om der er medlemmer, der vil mødes med bestyrelsen. Ellers er møde tid kl. 19.00.