Referat af bestyrelsesmøde 24. maj 2018
Referat af bestyrelsesmøde i Kalundborg Golfklub den 24. maj 2018 kl. 19.00 i klubhuset.
Fra 18.30 til 19.00 kan medlemmerne møde repræsentanter fra bestyrelsen i Klubhuset med spørgsmål m.v. – ingen fremmødte.
Referat:
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt.
2. Status for økonomi
A. Gennemgang af forbrug pr. 30. april 2018 ved Thomas Andersen
a. De budgetansvarlige formænd for udvalgene gennemgår forbrug til dato samt forventninger til resten af året
b. Baneudvalget ved Morten Holmelin
c. Matchudvalg ved Steen Thorsen
d. Junior/eliteudvalg ved Vini Lindhardt
e. Sponsorudvalget ved Thomas Andersen
f. Husudvalget ved Kim Bjørn
g. Begynderudvalget ved Hans Peter Sørensen
h. Udgifter i forbindelse med cafédrift ved Kim Bjørn
i. Poster der ikke disponeres af udvalgene ved Karin Holm
Beslutning:
Budgetorienteringen for samtlige hovedgrupper i budgettet fra Thomas blev drøftet og taget til efterretning. Forventet overskud ultimo 2019 er lige nu ca. 200.000 kr. Dog vil dette antageligt blive reduceret ultimo året i størrelsesordenen med ca. 75.000 kr. Trækket på kassekreditten er p.t. ca. 100.000 kr. og har været dette over de seneste måneder.
Der arbejdes mod, at der til bestyrelsen kan foreligge et periodiseret budget/oversigt over dispositioner til dato/forventet regnskab kontovis. Og at dette i oversigtsform kan stilles til rådighed for medlemmerne kvartalsvis eller månedsvis.
Ad. b. Budgettet for baneudvalget justeres inden for den samlede ramme på baggrund af Jespers forslag. Forelægges på næste bestyrelsesmøde.
Ad. e. 50 % af sponsorater er inde. Næste arbejde er at forny/forlænge. Positive prognoser.
3. Status for banedriften
Forespørgsel vedrørende tracking, jfr. sidste bestyrelsesmøde er ikke aktuelt.
Grønne tee-steder er nu etableret og klippet.
Der har ikke været afholdt baneudvalgsmøder. Der er arbejdet intensivt med banen og der vil efterfølgende blive taget initiativ til baneudvalgsmøder. Der orienteres løbende på facebookgruppen, som alle kan tilmelde sig. Det vil bestyrelsen gerne opfordre til.
Morten har haft kontakt med driften af Kastanjegården. Opfordret til at gæster holder sig til stierne. Det bliver kommunikeret til besøgende.
Nedslagsmærker, turf på fairvay og manglende rivning af bunkers er ofte forekommende. Manglende respekt for medspillere og medarbejdere.
Kampagne – Ret altid mindst 1 nedslagsmærke op. Opslag, hjemmeside m.v.
Klubberne i klubber opfordres til at medvirke i at understrege vigtigheden af at rette op, lægge turf og rive bunkers.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
4. Status for boldopsamlingen Der har været afholdt møde d.d. Problemer med traktor skal indberettes til Karl. Der er stadig behov for at forbedre den tværgående kommunikationen mellem de implicerede. Sven tager en snak med Mogens og Terkild. Morten kan involveres i stedet for Jesper.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
5. Rekrutterings- og fastholdelsesaktiviteter m.v.
a. Åbent hus arrangementer – lørdage – fortsætter som planlagt.
b. Junior-åbent hus – afholdes den 26.5.
c. Spil Med 31.7. – deltagere aftales på næste møde.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
6. Kommende matcher og aktiviteter
7. Beslutning:
Herre/damematchen aflyst. Næste år lægges matchen på Grundlovsdag – bliver match mellem Herrer- og Damer. Det overvejes hvordan der sikres tilstrækkeligt mange deltagere fra hele klubben.
Orientering om kommende matcher, der afvikles efter matchprogrammet – taget til efterretning.
8. Hus, cafe og omgivelser
Automaten med drikkevarer har været i stykker. Service på denne ikke i orden. Der undersøges mulighed for anden leverandør. Der arbejdes på forbedring. I forbindelse med nedbrud blev der stillet drikkevarer i køleskab på 1. sal. Desværre var der et svind på ca. 50 % – forbrug uden betaling.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
Der efterlyses annoncering med åben/lukketider, for at undgå kunder der går forgæves.
Beslutning: Kim drøfter muligheden med cafeen.
Der er nedsat et husudvalg med Kim (formand), Max, Ole Pedersen og Carsten Jørgensen. Kim ser på mulighed for stakit ved kontoret.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
Renovering af herreomklædning/toilet.
Beslutning: Udsat til efteråret. Afventer afklaring om mulighed for kommunal støtte. Hertil kommer at der med den nuværende fine rengøringsstandard ikke er problemer.
9. Nyt fra Begynderudvalget
Glæde ved ”grønt” tee-sted. God stemning og stigende deltagertal. Der opfordres til deltagelse i matcher. Der er pt 23 nye medlemmer, herunder 15 prøvemedlemmer. Her ud over 5 fra passive til aktive. Folk fra begynderklubben deltager i Lørdags Åbenthus.
Beslutning: Orienteringen taget til efterretning.
10. Kommunikation til medlemmerne m.v.
Beslutning: Taget til efterretning at der udsendes nyt fra ”Kontoret” med korte mellemrum.
11. Eventuelt
Der blev orienteret om følgende:
Klubben tager ikke imod tilbud om salg af fyrværkeri fra klubbens arealer.
Thomas orienterede om aktiviteter i forbindelse med Dataforordningsloven.
Der har været afholdt møde med firma vedrørende busreklamer – evt. reklamer i sommerperioden. Bestyrelsen ønskede ikke at gå ind i en sådan aftale.
Kontakt tages til OK om mulighed for sponsorstøtte.
Mulighed for salg af juletræer, julemarked, kunstsalg m.v. undersøges op til næste bestyrelsesmøde.
Batterier til golfbiler volder problemer. Morten tager sig af det hurtigst muligt.
Hans Peter foreslog at de interne informationer på hjemmesiden kommer hen til side 2. Det undersøges nærmere at orienteringspunkter for medlemmerne samles eller lignende.
Tirsdag den 29.6. kl. 18.00 er der møde med firma omkring etablering af erhvervsnetværk. Alle kan deltage.
Møde med Michael Jürgensen, DGU om fastholdelse af medlemmer er udsat til efteråret.
Der printes dagsordner og budgetrapporter ud til bestyrelsesmedlemmerne forud for mødet. Vini aftaler med Thomas.
12. Næste møde – 21. juni kl. 19.00.
Afbud fra Sven.
